Personentransport-Software auswählen: die Kriterien folgen aus Ihren Pflichten

Personentransport-Software ist das Dispositionssystem des ausführenden Unternehmens. Sie plant wiederkehrende und einzelne Fahrten, weist sie Fahrzeugen und Fahrpersonal zu, begleitet die Durchführung im Fahrzeug und erzeugt daraus die Belege für Abrechnung und Auftraggeber. Der Unterschied zu benachbarten Produktkategorien liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Frage, wessen Problem das System löst.

Vier Bausteine gehören zusammen, und die Trennlinie verläuft dort, wo einer davon fehlt:

• Disposition und Tourenplanung. Fahrten werden zu Touren gebündelt, unter Nebenbedingungen aus Fahrzeug, Personal und Fahrgast. Bei Serienfahrten über ein Schuljahr oder einen Dialyseturnus ist die Wiederholung der Regelfall, nicht die Ausnahme.
• Durchführung im Fahrzeug. Eine Fahrer-App zeigt die Tour, nimmt Statusmeldungen auf und trägt die Abfahrtkontrolle. Ohne sie entsteht der Nachweis erst abends im Büro, aus dem Gedächtnis.
• Kommunikation mit Fahrgast, Angehörigen und Auftraggeber. Krankmeldung, Verspätung, Ausfall. Diese Meldungen sind kein Komfort, sie entscheiden darüber, ob am Morgen zehn Anrufe im Büro auflaufen oder keiner.
• Nachweis und Abrechnung. Aus den Daten der Durchführung entstehen Leistungsnachweise je Kostenträger und Auftraggeber. Wenn dieser Schritt eine zweite Erfassung verlangt, ist der Bruch schon eingebaut.

Drei Produktkategorien werden regelmäßig verwechselt, weil sie alle mit Fahrten zu tun haben. Sie lösen aber verschiedene Probleme, und wer die falsche kauft, merkt es im dritten Monat.

Der Unterschied ist nicht akademisch, er steht im Gesetz. § 49 Absatz 4 PBefG verlangt für den Mietwagenverkehr, dass Beförderungsaufträge am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingehen, dass das Fahrzeug danach unverzüglich zurückkehrt, sofern kein neuer Auftrag vorliegt, und dass der Eingang des Auftrags buchmäßig oder elektronisch erfasst und die Aufzeichnung ein Jahr aufbewahrt wird. Ausdrücklich zugelassen ist dafür auch ein appbasiertes System.

Daraus folgt ein sehr konkretes Auswahlkriterium. Eine Software, die Fahrten nur einplant, aber den Zeitpunkt und Weg des Auftragseingangs nicht protokolliert, erfüllt diese Pflicht nicht. Bei einer Kontrolle ist die Frage nicht, ob die Tour gefahren wurde, sondern ob belegt ist, wann und wo der Auftrag angenommen wurde. Für Taxiverkehr nach § 47 PBefG gilt diese Aufzeichnungspflicht so nicht, weshalb reine Taxi-Systeme sie oft gar nicht vorsehen.

Der Nachweis ist die Stelle, an der sich eine Software im Fahrdienst bezahlt macht oder eben nicht. Bei Krankenfahrten hängt die Vergütung an der Verordnung und der Genehmigung nach § 60 SGB V, bei Eingliederungsleistungen an der Bewilligung des Trägers. Was der Kostenträger prüft, ist nicht die Fahrt, sondern der Beleg über die Fahrt.

Dazu kommt die steuerliche Seite. Nach § 147 Absatz 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen sechs Jahre. § 257 HGB verlangt zusätzlich, dass die Unterlagen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Für die Auswahl heißt das: Ein System, aus dem sich Nachweise nur als Bildschirmansicht ziehen lassen, verlagert eine gesetzliche Pflicht in eine Vertragsbeziehung, die kürzer laufen kann als die Frist. Wie schnell aus einem fehlenden Beleg eine Absetzung wird, haben wir am Fall der abgelehnten Leistungsnachweise im Detail beschrieben.

• Der Nachweis entsteht aus der Durchführung, nicht aus einer zweiten Erfassung im Büro.
• Jede Fahrt trägt Zeitstempel, Fahrzeug, Fahrpersonal und Statusverlauf, nachträgliche Änderungen bleiben nachvollziehbar.
• Nachweise lassen sich je Kostenträger und Abrechnungszeitraum als vollständige Datei exportieren, nicht nur anzeigen.
• Der Export ist maschinenlesbar und ohne das System des Anbieters auswertbar.
• Storno, Leerfahrt und Ausfall sind eigene, begründbare Zustände und nicht das Fehlen eines Eintrags.

Im Fahrdienst fallen Daten an, die deutlich über Name und Adresse hinausgehen. Die Rollstuhlart, der Bedarf an einer Begleitperson, der Dialyseturnus, der Hinweis auf einen Anfall im Fahrzeug. Das sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist und nur über einen der dort genannten Ausnahmetatbestände zulässig wird.

Die praktische Folge ist kein Formular, sondern eine Architekturfrage. Wer diese Merkmale in dasselbe Feld schreibt, aus dem der Fahrer seine Tour liest, hat sie damit allen zugänglich gemacht, die Touren sehen. Wir haben die Abstufung von Zugriffsrollen und Löschfristen in einem eigenen Artikel zu Art. 9 DSGVO im Fahrdienst ausgeführt.

Beim Anbieter kommen zwei weitere Punkte dazu. Ein Softwareanbieter, der Fahrgastdaten verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter, und Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag mit festgelegtem Inhalt, einschließlich der Regelung, was am Ende mit den Daten geschieht. Art. 32 DSGVO fordert technische und organisatorische Maßnahmen, die zum Risiko passen, und das Risiko ist bei Gesundheitsdaten per Definition erhöht.

Eine Tourenplanung, die nur Adressen und Zeiten kennt, produziert Pläne, die im Betrieb nicht fahrbar sind. Die Merkmale, die eine Zuordnung verbieten, sind rechtlich verankert und keine Frage der Vorliebe.

• Rollstuhlplätze. § 35a StVZO beschreibt seit 2016 die Anforderungen an Rollstuhl- und Rollstuhlnutzer-Rückhaltesysteme und lässt dafür DIN 75078-2 zu. Ein Rollstuhlplatz ist damit eine eigene Kapazitätsart, kein umgewidmeter Sitzplatz. Was das für Fahrzeugauswahl und Nachweise bedeutet, steht in unserem Artikel zur Rollstuhlsicherung nach DIN 75078.
• Begleitpersonen. Eine bewilligte Begleitung belegt einen Sitzplatz und ist zugleich ein abrechenbares Merkmal mit Gültigkeitszeitraum. Systeme, die sie als Notiz führen, verlieren beides.
• Lenk- und Ruhezeiten. Ob die Fahrpersonalverordnung greift, hängt an Fahrzeugart und Einsatz. Wo sie greift, ist die Schichtlänge eine Planungsgrenze und nicht erst im Nachhinein ein Verstoß.
• Qualifikation des Fahrpersonals. Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung, Einweisung in das Rückhaltesystem, Führungszeugnis, je nach Auftraggeber. Ein Ablaufdatum, das niemand überwacht, wird genau am falschen Morgen sichtbar.

Das Auswahlkriterium dahinter ist einfach zu prüfen und trennt Systeme scharf: Kann die Software eine unzulässige Zuordnung verhindern, oder kann sie sie nur dokumentieren? Ein Freitextfeld dokumentiert. Eine Nebenbedingung verhindert.

Die Frage, die in Anbietergesprächen am seltensten gestellt wird, ist die nach dem Ende. Dabei entscheidet sie darüber, wie teuer ein Wechsel in fünf Jahren wird, und sie lässt sich vorher billig klären.

Ein verbreitetes Missverständnis gehört an dieser Stelle ausgeräumt. Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO steht der betroffenen Person zu, also dem Fahrgast, nicht Ihrem Unternehmen. Ihr Anspruch auf die eigenen Betriebsdaten folgt aus dem Vertrag und aus Art. 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO, wonach der Auftragsverarbeiter die Daten nach Abschluss der Verarbeitung löscht oder zurückgibt. Was „zurückgeben" konkret heißt, in welchem Format und zu welchem Preis, steht dort nicht. Das müssen Sie vereinbaren.

1. 1Datenübernahme vor dem Vertrag prüfenLassen Sie einen echten Auszug aus Ihrem Altsystem übernehmen, nicht eine Musterdatei des Anbieters. Fahrgaststammdaten mit Merkmalen und Serienfahrten sind der Prüfstein, nicht die Adressliste.
2. 2Exportformat schriftlich festlegenWelche Objekte, welches Format, welche Frist nach Kündigung, zu welchen Kosten. Ein Export, der nur als PDF-Sammlung vorliegt, erfüllt § 257 HGB in der Praxis schlecht.
3. 3Aufbewahrung über das Vertragsende hinaus regelnAcht Jahre Aufbewahrung überdauern die meisten Softwareverträge. Klären Sie, ob Sie die Nachweise selbst archivieren oder ob der Anbieter sie vorhält, und was im Insolvenzfall gilt.
4. 4Einführung an einem Los messenNicht der Funktionsumfang entscheidet über die Einführungsdauer, sondern die Datenqualität im Altbestand. Ein einzelner Auftrag als Pilot zeigt das in zwei Wochen.

Die folgenden Fragen lassen sich in einem einzigen Termin stellen. Sie sind so formuliert, dass eine ausweichende Antwort auffällt.

• Zeigen Sie mir den Leistungsnachweis für einen einzelnen Tag, exportiert als Datei, nicht als Bildschirmansicht.
• Wie protokolliert das System den Eingang eines Beförderungsauftrags, und wie lange bleibt diese Aufzeichnung verfügbar?
• Welche Rollen gibt es, und was genau sieht das Fahrpersonal von einem Fahrgast mit Begleitbedarf?
• Können Sie eine Fahrt mit Rollstuhlplatz einem Fahrzeug ohne Rollstuhlplatz zuordnen? Bitte versuchen Sie es.
• Liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag vor, und wo werden die Daten gehostet, einschließlich Unterauftragnehmern?
• Was passiert am Tag nach einer Kündigung mit unseren Daten, in welchem Format und zu welchem Preis?
• Welcher Teil unserer Altdaten lässt sich übernehmen, und was übernehmen Sie erfahrungsgemäß nicht?

Die vierte Frage ist die aufschlussreichste. Wenn das System die Zuordnung zulässt und nur eine Warnung zeigt, kennen Sie ab sofort die Antwort auf die meisten anderen Fragen ebenfalls.