Lenk- und Ruhezeiten im Fahrdienst: Gilt die Fahrpersonalverordnung für meine Kleinbusse?

In der Personenbeförderung greifen die Lenk- und Ruhezeitregeln der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 erst bei Fahrzeugen, die nach ihrer Bauart und Ausstattung geeignet und dazu bestimmt sind, mehr als neun Personen einschließlich Fahrer zu befördern. § 1 Absatz 1 Nummer 2 der Fahrpersonalverordnung übernimmt diese Formulierung wörtlich und erfasst damit Fahrzeuge über neun Plätzen, die im Linienverkehr mit einer Linienlänge bis zu 50 Kilometern eingesetzt sind. Unterhalb der Grenze bleibt beides außen vor.

Der klassische Neunsitzer, in vielen Fahrdiensten die Standardgröße, liegt genau noch darunter. Erst der zehnte Platz kippt die Bewertung.

Es zählt die Bauart, nicht die Besetzung am Fahrtag

Maßgeblich ist, wofür ein Fahrzeug geeignet und bestimmt ist, und nicht, wie viele Fahrgäste an einem konkreten Tag mitfahren. Ein Zwölfsitzer, der montags nur zwei Kinder zur Förderschule bringt, bleibt ein Fahrzeug oberhalb der Schwelle. Umgekehrt macht ein voll besetzter Neunsitzer den Betrieb nicht fahrpersonalrechtlich pflichtig. Wer eine Sitzreihe ausbaut, um zwei Rollstuhlplätze zu schaffen, verändert unter Umständen die maßgebliche Sitzplatzzahl. Das gehört in die Fahrzeugakte und sollte über die Zulassungsbescheinigung Teil I belegbar sein.

Die vierte Zeile ist für Träger mit eigenem Fuhrpark interessant. § 18 Absatz 1 Nummer 9 FPersV nimmt Fahrzeuge mit zehn bis 17 Sitzen aus, die ausschließlich zur nicht gewerblichen Personenbeförderung verwendet werden. Ob die Fahrten einer Einrichtung zu den eigenen Beschäftigten oder Bewohnern als nicht gewerblich gelten, ist eine Einzelfallfrage. Sobald dieselben Fahrzeuge auch entgeltliche Fremdfahrten für eine Nachbargemeinde übernehmen, trägt die Ausnahme nicht mehr. Im Zweifel sollte die Bewertung mit der zuständigen Landesbehörde abgestimmt werden, bevor der Fuhrpark umgeplant wird.

Oberhalb der Schwelle gilt der bekannte Apparat aus dem gewerblichen Verkehr. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität fasst die Eckwerte der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 so zusammen:

• Tägliche Lenkzeit höchstens neun Stunden, zweimal pro Woche bis zu zehn Stunden.
• Wöchentliche Lenkzeit höchstens 56 Stunden, in zwei aufeinanderfolgenden Wochen höchstens 90 Stunden.
• Nach spätestens viereinhalb Stunden Lenkzeit eine Fahrtunterbrechung von mindestens 45 Minuten, aufteilbar in 15 und danach 30 Minuten.
• Tägliche Ruhezeit mindestens elf Stunden; eine Verkürzung auf neun Stunden ist höchstens dreimal zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten zulässig.
• Wöchentliche Ruhezeit mindestens 45 Stunden, unter Bedingungen auf mindestens 24 Stunden reduzierbar mit Ausgleich innerhalb von drei Wochen.

Für den Linienverkehr mit einer Linienlänge bis 50 Kilometer sieht § 1 Absatz 3 FPersV abweichende Pausenregeln vor. Liegt der durchschnittliche Haltestellenabstand über drei Kilometern, genügt nach viereinhalb Stunden Lenkzeit eine Unterbrechung von 30 zusammenhängenden Minuten, ersetzbar durch zwei Teilunterbrechungen von je 20 oder drei von je 15 Minuten. Bei kürzeren Abständen können planmäßige Arbeitsunterbrechungen wie Wendezeiten angerechnet werden, sofern sie mindestens ein Sechstel der vorgesehenen Lenkzeit ausmachen.

Die Tageskontrollblätter gehören nicht hierher

Die viel zitierten handschriftlichen Tageskontrollblätter mit Mitführpflicht von 28 Kalendertagen und einjähriger Aufbewahrung durch den Unternehmer stehen in § 1 Absatz 6 FPersV. Sie gelten dort ausdrücklich nur für Fahrzeuge nach Absatz 1 Nummer 1, also für die Güterbeförderung zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen. Für Fahrzeuge der Personenbeförderung ist die Vorschrift nicht einschlägig, dort läuft der Nachweis über den Fahrtenschreiber. Wer sie trotzdem führt, dokumentiert fleißig ins Leere.

Ergänzend greift § 21a Arbeitszeitgesetz für alle Straßenverkehrstätigkeiten im Sinne der VO 561/2006. Die Arbeitszeit darf 48 Stunden wöchentlich nicht überschreiten und ist nur bis 60 Stunden verlängerbar, wenn im Durchschnitt von vier Kalendermonaten oder 16 Wochen 48 Stunden eingehalten werden. Nach § 21a Absatz 7 hat der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Eine Sorge lässt sich an dieser Stelle ausräumen. Die zum 1. Juli 2026 erweiterte Fahrtenschreiberpflicht für Fahrzeuge über 2,5 bis 3,5 Tonnen zulässiger Höchstmasse einschließlich Anhänger sorgt in Fahrdiensten regelmäßig für Rückfragen, weil viele Kleinbusse in diesem Gewichtsbereich liegen. Das BALM grenzt den Anwendungsbereich eindeutig ab. Erfasst sind die grenzüberschreitende Güterbeförderung und die Kabotage, nicht die Personenbeförderung und nicht rein innerdeutsche Fahrten.

Unterhalb von zehn Personen entfällt der Tachograf. Die Pflichtenlage entfällt nicht. Das Arbeitszeitgesetz gilt unabhängig von der Fahrzeuggröße und zieht im Fahrdienst die eigentlichen Planungsgrenzen ein:

• [§ 3 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html): werktägliche Arbeitszeit höchstens acht Stunden, Verlängerung auf zehn Stunden nur, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
• [§ 4 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html): mindestens 30 Minuten Ruhepause bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten. Länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause darf niemand beschäftigt werden.
• [§ 5 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html): ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit. In Verkehrsbetrieben ist eine Verkürzung um bis zu eine Stunde möglich, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.
• [§ 16 Absatz 2 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html): die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Neun Stunden Ruhezeit gibt es hier nicht. Die aus dem Lkw-Bereich bekannte Verkürzung, dreimal zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten, stammt aus der VO 561/2006 und gilt nur oberhalb der Neun-Personen-Grenze. Für den Achtsitzer im Krankenfahrdienst bleibt es bei elf Stunden, im Verkehrsbetrieb ausnahmsweise bei zehn, ausgeglichen auf zwölf.

Dazu kommt die branchenspezifische Dokumentation. Das Personenbeförderungsgewerbe ist in § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes ausdrücklich als betroffener Wirtschaftsbereich aufgeführt, und daran knüpft § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz an. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen, die Unterlagen nach § 17 Absatz 2 mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber schon nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten haben.

Frühtour ab 6:15 Uhr, letzte Schule um 8:10 Uhr erreicht, Rückfahrt ab 12:30 Uhr, danach zwei WfbM-Touren am Nachmittag. Der geteilte Dienst ist in der Schülerbeförderung der Normalfall, und die Lücke dazwischen wird in Dienstplänen gern pauschal als Ruhezeit verbucht. Genau daraus entstehen die teuersten Fehleinschätzungen. Arbeitszeitrechtlich kommen für die Lücke drei Kategorien in Betracht, und sie sind nicht austauschbar.

1. 1RuhepauseDie Pause nach § 4 ArbZG muss im Voraus feststehen und darf nur in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Sie deckt die Mittagslücke arbeitszeitrechtlich ab, ist der Länge nach aber nicht die passende Kategorie für vier Stunden Wartezeit.
2. 2BereitschaftszeitMuss sich die Fahrerin bereithalten, um kurzfristig eine Fahrt zu übernehmen, ist das nach dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich Arbeitszeit. Die Ausnahme des § 21a Absatz 3 ArbZG, nach der bestimmte Bereithaltezeiten nicht als Arbeitszeit zählen, gilt nur für Straßenverkehrstätigkeiten im Sinne der VO 561/2006 und damit nicht für den Achtsitzer.
3. 3RuhezeitDie Ruhezeit nach § 5 ArbZG ist die ununterbrochene Zeit von mindestens elf Stunden nach Ende der täglichen Arbeitszeit. Eine Lücke zwischen zwei Touren desselben Arbeitstages ist deshalb definitionsgemäß keine Ruhezeit, gleich wie lang sie ist.

Für die Dienstplanung folgt daraus zweierlei. Erstens muss dokumentiert sein, welchen Status die Lücke hat. Echte, im Voraus festgelegte Freizeit ohne Verfügbarkeitserwartung ist etwas anderes als Wartezeit am Betriebshof, und wer die Disponentin trotzdem um 10:40 Uhr eine Krankenfahrt nachschieben lässt, hat die Frage praktisch beantwortet. Zweitens definiert der Abstand zwischen dem Ende der Nachmittagstour und dem Beginn der Frühtour am Folgetag die Obergrenze des Dienstplans. Wer um 17:30 Uhr die letzte Schülerin abliefert, kann frühestens um 4:30 Uhr wieder eingesetzt werden. Wie die Beförderung selbst verkehrsrechtlich einzuordnen ist, hängt zusätzlich von der Verkehrsart ab; dazu haben wir den freigestellten Schülerverkehr nach FrStllgV gesondert aufbereitet.

In der Praxis werden zwei Fristenpaare durcheinandergebracht, das des Mindestlohngesetzes und das der Fahrpersonalverordnung. Sie haben unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche Längen.

Der Prüfungsdruck auf die Stundenerfassung hat zuletzt zugenommen, und das hat mit dem Lohn zu tun. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro je Stunde, zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Ob er eingehalten ist, lässt sich nur aus dem Verhältnis von Entgelt und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit beurteilen. Die Aufzeichnung wird damit zum Beleg für die Lohnzahlung selbst. Wie sich die Stufen auf die Vollkosten je Kilometer durchschlagen, haben wir in der Kilometerkostenrechnung für Kleinbusse durchgerechnet.

Fünf Fehler, die in Prüfungen immer wieder auftauchen

1. Neun Personen mit 3,5 Tonnen verwechselt. Die Gewichtsgrenzen stammen aus der Güterbeförderung. In der Personenbeförderung zählt allein die Zahl der Plätze einschließlich Fahrer.
2. Minijobber für ausgenommen gehalten. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG knüpft an die Branche und an das Beschäftigungsverhältnis an, nicht an dessen Umfang. Bei geringfügig Beschäftigten schaut der Zoll besonders genau hin, weil die Stundenzahl über die Entgeltgrenze entscheidet.
3. Wartezeit als Ruhezeit gebucht. Ruhezeit ist nur die zusammenhängende Zeit nach Ende der täglichen Arbeitszeit. Bereithaltezeiten zwischen zwei Touren sind es nicht.
4. Arbeitszeiten nachträglich rekonstruiert. Aus Tourenplänen zurückgerechnete Stunden sind keine Aufzeichnung im Sinne des § 17 MiLoG und halten einer Prüfung selten stand.
5. Fahrtenschreiber ohne Anlass beschafft. Für Fahrzeuge bis neun Personen besteht keine Ausrüstungspflicht. Freiwillig eingebaute Geräte begründen keine Pflicht, ersetzen aber auch nicht die Arbeitszeitdokumentation.

Die eigentliche organisatorische Hürde ist die Sieben-Tage-Frist, nicht die Existenz der Unterlagen. Handschriftliche Stundenzettel, die am Monatsende eingesammelt und im Büro abgetippt werden, erfüllen sie strukturell nicht. Bei drei Standorten, wechselnden Aushilfen und einer Krankmeldung um 6:40 Uhr, die den halben Vormittag umwirft, ist der Rückstand der Normalfall. Wer die geplante Tour und die tatsächliche Arbeitszeit im selben System führt, bekommt den Nachweis als Nebenprodukt der Disposition.

Was bei einer Prüfung bereitliegen sollte

• Arbeitsverträge mit der vereinbarten Wochenarbeitszeit, auch für Minijobber, Rentner und Springer
• Arbeitszeitnachweise mit Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag und je Beschäftigtem
• Dienst- und Tourenpläne des gesamten Prüfzeitraums
• Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise zur Gegenprobe mit den erfassten Stunden
• Bei Fahrzeugen über neun Plätzen zusätzlich die Daten aus dem Fahrtenschreiber
• Einen Beleg dafür, dass die Aufzeichnungen innerhalb der Sieben-Tage-Frist entstanden sind
• Eine Fahrzeugliste mit der Sitzplatzzahl einschließlich Fahrer und dem daraus folgenden Regelwerk. Sie beantwortet in Minuten, warum für einen Teil der Flotte keine Fahrtenschreiberdaten vorliegen