Freigestellter Schülerverkehr: Was die Freistellungs-Verordnung wirklich freistellt

Nach § 1 Nr. 4 der Freistellungs-Verordnung sind bestimmte Beförderungen mit Kraftfahrzeugen von den Vorschriften des Personenbeförderungsgesetzes ausgenommen. Für den Schülerspezialverkehr sind zwei Buchstaben einschlägig. Buchstabe d erfasst Beförderungen durch oder für Schulträger zum und vom Unterricht, Buchstabe g Beförderungen körperlich, geistig oder seelisch behinderter Personen zu und von Einrichtungen, die der Betreuung dieser Personenkreise dienen. Beide stehen unter derselben Bedingung, dass von den Beförderten kein Entgelt zu entrichten ist.

Zahlt der Landkreis als Schulträger, ist diese Bedingung erfüllt. Zahlt der Fahrgast selbst an das Unternehmen, ist sie es nicht.

Was die Freistellung erspart, ist die Genehmigung nach § 2 PBefG und alles, was daran hängt. Straßenverkehrsrecht, Fahrerlaubnisrecht, Arbeitszeitrecht, Unfallverhütungsvorschriften, Vergaberecht und Datenschutz bleiben unverändert anwendbar.

Der Unterschied zum genehmigungspflichtigen Verkehr liegt weder im Fahrzeug noch in seiner Größe. Entscheidend sind Zugänglichkeit und Zahlungsrichtung. Linienverkehr nach § 42 PBefG ist eine zwischen bestimmten Ausgangs- und Endpunkten eingerichtete regelmäßige Verkehrsverbindung, auf der Fahrgäste an bestimmten Haltestellen ein- und aussteigen können. Gelegenheitsverkehr nach § 46 PBefG, also Taxi, Mietwagen, Ausflugsfahrten und gebündelter Bedarfsverkehr, ist nicht liniengebunden, aber entgeltlich gegenüber dem Fahrgast. Der freigestellte Schülerverkehr ist beides nicht. Der Personenkreis ist geschlossen, die Kosten trägt der Aufgabenträger.

Drei Prüfpunkte entscheiden den Fall. Wohin führt die Fahrt, wer beauftragt und bezahlt sie, und zahlt die beförderte Person selbst etwas an das Beförderungsunternehmen. Erst wenn alle drei Antworten zusammenpassen, greift die Freistellung.

Die Grenzfälle liegen fast immer beim Fahrtzweck. Eine Fahrt zur verpflichtenden Praktikumsstelle im Rahmen der Schulpflicht ist anders zu beurteilen als die Fahrt zu einem freiwilligen Nachmittagsangebot eines Vereins, der zufällig Räume in der Schule nutzt. Klären Sie solche Fälle schriftlich mit dem Schulverwaltungsamt, bevor der Vertrag unterschrieben ist, und nicht im Oktober, wenn die erste gekürzte Rechnung zurückkommt.

Heikel wird es bei gemischten Touren. Wird eine Person mitgenommen, die nicht unter § 1 Nr. 4 fällt und dafür zahlt, ist für diesen Beförderungsvorgang die Freistellung weg, und die Fahrt setzt eine PBefG-Genehmigung voraus. Sauber ist entweder die klare Trennung solcher Fahrten oder der Betrieb mit eigener Mietwagengenehmigung.

Eine verbreitete Fehlannahme lautet, ein Kleinbus unter neun Sitzen sei automatisch freigestellt. Hier werden zwei unabhängige Schwellen vermischt. Die Freistellung nach § 1 Nr. 4 FrStllgV knüpft an Fahrtzweck, Auftraggeber und Entgelt an, nicht an die Sitzplatzzahl. Die Neun-Personen-Grenze stammt aus § 4 Abs. 4 PBefG, trennt Personenkraftwagen vom Kraftomnibus und entscheidet über die Zusatzvoraussetzungen des § 1 Satz 2 FrStllgV, über die Fahrerlaubnisklasse und über die EU-Lenk- und Ruhezeiten. Eine größenabhängige Freistellung gibt es zwar, nämlich § 1 Nr. 3 FrStllgV für Personenkraftwagen bis sechs Personen einschließlich Führer. Sie greift aber nur, wenn für die Beförderung kein Entgelt zu entrichten ist.

Die Freistellung nimmt genau ein Regelwerk aus der Gleichung. Alles, was seine Grundlage außerhalb des Personenbeförderungsgesetzes hat, gilt unverändert:

• Fahrerlaubnisrecht, also die passende Klasse für das eingesetzte Fahrzeug, bei mehr als acht Fahrgastplätzen D1 oder D.
• Unfallverhütungsvorschriften, insbesondere die arbeitstägliche Kontrolle der Betriebs- und Sicherheitseinrichtungen des Fahrzeugs.
• Arbeitszeitrecht für das gesamte Fahrpersonal, unabhängig von der PBefG-Frage.
• Fahrzeug- und Sicherungsvorschriften wie StVZO-Anforderungen, Rückhaltesysteme und die Sicherung von Rollstühlen und Hilfsmitteln.
• Datenschutz, denn Namen, Adressen, Abholzeiten und häufig auch Gesundheitsdaten von Kindern sind personenbezogene Daten mit hohem Schutzbedarf.
• Vertragliche Pflichten, also alles, was der Schulträger in Leistungsbeschreibung und Vergabeunterlagen festgelegt hat.

Was tatsächlich entfällt, ist die Genehmigungsbehörde als Kontrollinstanz. An ihre Stelle treten der Auftraggeber über den Vertrag, der Unfallversicherungsträger, die Arbeitsschutzaufsicht und die Datenschutzaufsicht. Unterm Strich sind es eher mehr Adressaten als vorher.

Fahrpersonal: was entfällt und was nicht

Eine der wenigen echten Erleichterungen betrifft die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung. Nach § 48 Abs. 1 FeV braucht sie, wer Fahrgäste befördert und dafür eine Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz benötigt oder einen Krankenkraftwagen führt. Beides trifft auf den freigestellten Schülerverkehr nicht zu, der P-Schein entfällt hier also. Das ist aber auch alles. Führerscheinkontrolle, Unterweisung und Eignung bleiben Ihre Aufgabe. Praktisch jede kommunale Ausschreibung im Schülerspezialverkehr verlangt vor dem Ersteinsatz ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG, nicht weil das PBefG es fordert, sondern weil der Vertrag es fordert.

Abfahrtkontrolle vor jeder Schicht

Nach § 36 der DGUV Vorschrift 70 hat der Fahrzeugführer vor Beginn jeder Arbeitsschicht die Wirksamkeit der Betätigungs- und Sicherheitseinrichtungen zu prüfen und den Fahrzeugzustand während der Schicht auf offensichtliche Mängel zu beobachten. Mängel sind dem Aufsichtführenden zu melden, bei Fahrerwechsel zusätzlich dem ablösenden Fahrer. Bei sicherheitsgefährdenden Mängeln ist der Betrieb einzustellen. Diese Pflicht hängt nicht am PBefG, und nach einem Unfall ist der Kontrollnachweis eine der ersten Unterlagen, nach denen gefragt wird.

Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten

Die EU-Lenk- und Ruhezeiten der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 greifen in der Personenbeförderung erst bei Fahrzeugen für mehr als neun Personen einschließlich Fahrer. Der typische Kleinbus fällt heraus, was regelmäßig zu dem Fehlschluss führt, es gebe dort gar keine Grenzen. Das Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem: Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten und nur dann auf zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden werktäglich eingehalten werden. Geteilte Dienste zwischen Früh- und Nachmittagstour machen diese Rechnung eher schwerer als leichter. Details dazu in Lenk- und Ruhezeiten im Fahrdienst.

Wer haftet für die einzelne Fahrt

Der Aufgabenträger schuldet, dass die Schülerbeförderung organisiert und gewährleistet wird. Das Beförderungsunternehmen schuldet die sichere Durchführung der einzelnen Fahrt, also Fahrzeugzustand, Eignung und Einsatz des Fahrpersonals, Sicherung der Fahrgäste und Einhaltung der vertraglichen Zusagen. Diese Verantwortung verschiebt sich nicht dadurch, dass der Auftrag von einer Behörde kommt.

Ja. Vergaberecht und Personenbeförderungsrecht sind getrennte Regelungskreise, und die Freistellung sagt nichts darüber aus, wie ein öffentlicher Auftraggeber beschaffen darf. Beauftragt ein Landkreis ein Unternehmen mit Schülerbeförderung, ist das ein entgeltlicher öffentlicher Dienstleistungsauftrag. Behandelt wird er nach den allgemeinen Vergaberegeln, nicht nach den Sonderregeln der Verordnung (EG) Nr. 1370/2007 für öffentliche Personenverkehrsdienste.

Damit entscheidet der geschätzte Auftragswert über das Verfahren. § 106 GWB verweist dafür auf die Schwellenwerte der EU-Richtlinien. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der übrigen öffentlichen Auftraggeber, zu denen Landkreise und kreisfreie Städte zählen, bei 216.000 Euro netto. Mehrjährige Schülerverkehrslose überschreiten diesen Wert regelmäßig deutlich. Was das für die Kalkulation bedeutet, steht in unserem Beitrag zu den EU-Schwellenwerten 2026 in der Fahrdienst-Vergabe.

Wie groß solche Lose werden, zeigt eine Vorlage aus dem Landkreis Friesland. Der Kreis schrieb die freigestellte Schülerbeförderung für die Schuljahre 2023/24 bis 2025/26 aus, für rund 500 der etwa 5.000 beförderungsberechtigten Schülerinnen und Schüler. Für sie existiert entweder keine erreichbare Linienverbindung, oder die Nutzung des Linienbusses scheidet gesundheitlich aus. Das Auftragsvolumen lag bei rund 2,5 Millionen Euro pro Jahr, weshalb europaweit ausgeschrieben wurde. Vergeben wurde bereits im März statt im Juni, damit die Taxiunternehmen vor dem Schuljahresbeginn am 17. August 2023 planen konnten.

Ob ein Auftraggeber die Beauftragung stattdessen als organisationsinterne Maßnahme behandeln darf, war früh Gegenstand von Nachprüfungsverfahren. Die Vergabekammer Lüneburg befasste sich im Beschluss vom 31. August 2005 (Az. VgK 35/05) mit einer kreiseigenen Verkehrsgesellschaft und den vom EuGH entwickelten Inhouse-Anforderungen. Für die Praxis heißt das, dass die Ausnahme existiert, dass sie eng ist und dass sie nicht schon deshalb trägt, weil es sich um freigestellten Verkehr handelt.

Bundesrecht und Landesrecht sind dabei getrennt zu prüfen. Die Freistellungs-Verordnung ist Bundesrecht und gilt bundesweit einheitlich. Ob und in welchem Umfang ein Kind überhaupt einen Anspruch auf Schülerbeförderung hat, regeln dagegen die Schulgesetze der Länder und die Satzungen der Landkreise, und Mindestentfernungen, Eigenanteile und die Zuständigkeit für Fahrten zu Förderschulen unterscheiden sich erheblich.

Weil keine Genehmigungsbehörde über der Leistung steht, wandert die Kontrolle vollständig in den Vertrag. Der Sachbearbeiter im Schulverwaltungsamt prüft, ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde, und rechnet nur ab, was belegt ist. Der Fahrtennachweis ist damit die Grundlage Ihrer Vergütung.

Er will wissen, welche Tour an welchem Schultag mit welchem Fahrzeug und welchem Fahrer gefahren wurde, welche Kinder tatsächlich an Bord waren und wer abgemeldet, krank oder nicht angetroffen war, welche Fahrten ausgefallen sind und wann er darüber informiert wurde, wie lang die Verspätung gegenüber der vereinbarten Ankunftszeit ausfiel und welche Vorfälle es an Bord gab.

Eine Krankmeldung um 6:40 Uhr, zehn Minuten vor der Abholung, ist im Schülerverkehr Alltag. Ob sie später als abgemeldete Fahrt oder als strittige Leerfahrt in der Rechnung steht, entscheidet sich daran, ob jemand sie im Moment des Anrufs festgehalten hat.

In vielen Betrieben laufen diese Nachweise über Papierlisten, die der Fahrer abends abgibt und die im Büro nacherfasst werden. Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Es scheitert im Februar, wenn der Auftraggeber für einen Dienstag im September wissen will, warum eine Tour ausfiel. Dann fehlt das Blatt, die Uhrzeit ist geschätzt, oder Fahrerangabe und Abrechnung widersprechen sich. Wer die Disposition digital führt, bekommt die Belege als Nebenprodukt: Statuswechsel in der Fahrer-App, digitale Abfahrtkontrolle und Zeitstempel ergeben denselben Nachweis ohne zweite Erfassung. Wie das mit Schulen und Schulträgern zusammenspielt, zeigen wir auf unserer Seite für Schulträger.

Auch ohne Genehmigung sollte ein Betrieb jederzeit auskunftsfähig sein. Diese Unterlagen gehören in einen Ordner, den Sie im Zweifel innerhalb einer Stunde vorlegen können:

• Vertrag beziehungsweise Zuschlagsschreiben mit vollständiger Leistungsbeschreibung
• Fahrzeugliste mit Sitzplatzzahl, Zulassung und Terminen der Hauptuntersuchung
• Fahrerakte je Person: Fahrerlaubnisklasse, Führerscheinkontrolle, erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG, Unterweisungsnachweise
• Nachweise der arbeitstäglichen Abfahrtkontrolle nach § 36 DGUV Vorschrift 70
• Arbeitszeitaufzeichnungen des Fahrpersonals
• Tagesnachweise der gefahrenen Touren einschließlich Ausfällen, Verspätungen und Vorfällen
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung für die Schülerdaten

Diese Belege enthalten personenbezogene Daten von Minderjährigen, oft mit Bezug zu Behinderung oder Gesundheit. Halten Sie fest, welcher Nachweis wie lange aufbewahrt und wann er gelöscht wird. Vertragliche Nachweispflicht und datenschutzrechtliche Löschpflicht müssen zusammenpassen, und für die Angaben aus dem erweiterten Führungszeugnis schreibt § 30a BZRG die Löschung spätestens sechs Monate nach dem Ende der Tätigkeit vor. Was für Gesundheitsangaben gilt, haben wir in Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO im Fahrdienst aufgeschrieben.

Die meisten dieser Punkte entstehen ohnehin im Tagesgeschäft. Sie liegen nur an verschiedenen Stellen und müssen im Bedarfsfall zusammengesucht werden.