Leistungsnachweis vom Kostenträger abgelehnt: die vier häufigsten Gründe

Über Betriebe hinweg sind die Ursachen erstaunlich stabil. Fast jeder Rückläufer lässt sich einer von vier Gruppen zuordnen:

1. Formale Gründe. Zulassung, Institutionskennzeichen oder Vertragsstand passen nicht zum Fahrtag.
2. Nachweisgründe. Dass die Fahrt tatsächlich so erbracht wurde, ist nicht belegt.
3. Zuordnungsgründe. Fahrgast, Bewilligung und Fahrt lassen sich nicht eindeutig verknüpfen.
4. Stornogründe. Eine abgesagte Fahrt wurde als vergütungsfähig abgerechnet, obwohl die vertraglich vereinbarte Frist gewahrt war.

Die Reihenfolge bildet ab, in welcher Folge geprüft wird, und nicht, wie häufig die Gruppen vorkommen. Ein Kostenträger prüft zuerst die Berechtigung. Erst danach schaut jemand auf die einzelne Fahrt. Die ersten drei Gruppen entstehen im Fahrbetrieb, die vierte in der Disposition.

Ein Fahrdienst, der morgens Schulkinder holt, vormittags Werkstattbeschäftigte fährt und nachmittags eine Dialysefahrt übernimmt, arbeitet an einem Tag gegen drei getrennte Rechtskreise. Die Preise unterscheiden sich, das ist bekannt. Entscheidender ist, dass in jedem Kreis ein anderes Dokument die Leistung trägt.

Für die Schülerbeförderung gibt es keine bundesweite Regelung. Sie ist Ländersache und wird durch Verordnungen der Länder sowie Satzungen der Kreise und kreisfreien Städte konkretisiert. In Nordrhein-Westfalen übernimmt nach der Schülerfahrkostenverordnung der Schulträger der besuchten Schule die Fahrkosten auf Antrag und entscheidet über die wirtschaftlichste Beförderungsform. Das Schulministerium NRW stellt dazu klar, dass den Schulträger allein eine Kostentragungspflicht trifft und keine Beförderungspflicht. Was Ihr Nachweis enthalten muss, steht deshalb in der Leistungsbeschreibung Ihrer Vergabe und in keinem Gesetzestext. Wir greifen das auch auf unserer Seite für Schulträger auf.

In der Eingliederungshilfe sind Beförderungsleistungen nach § 83 SGB IX nur dann zu erbringen, wenn Leistungsberechtigten die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel aufgrund von Art und Schwere ihrer Behinderung nicht zumutbar ist. Der Träger darf nach § 128 SGB IX Wirtschaftlichkeit und Qualität prüfen, sobald tatsächliche Anhaltspunkte für eine Pflichtverletzung bestehen. Absatz 2 erlaubt diese Prüfung ausdrücklich ohne vorherige Ankündigung, und der Leistungserbringer muss die erforderlichen Unterlagen vorlegen sowie auf Verlangen Auskunft erteilen. Ein Nachweisstand, der erst zum Monatsende entsteht, hilft an einem Dienstagvormittag im Mai wenig.

Bei Krankenfahrten trägt die ärztliche Verordnung die Fahrt. Die Kasse übernimmt Fahrkosten nach § 60 SGB V nur, wenn sie aus zwingenden medizinischen Gründen notwendig sind, und Fahrten zu ambulanten Behandlungen brauchen grundsätzlich eine vorherige Genehmigung. Als erteilt gilt sie unter anderem bei einem Schwerbehindertenausweis mit den Merkzeichen aG, Bl oder H sowie bei Pflegegrad 4 oder 5. Bei Pflegegrad 3 kommt eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung als Voraussetzung hinzu. Der GKV-Spitzenverband spricht hier von einer Genehmigungsfiktion. Für den Krankentransportwagen gilt sie nicht, dort bleibt es bei der vorherigen Genehmigung. Wir haben die Details in einem eigenen Beitrag zur Genehmigung von Krankenfahrten und Pflegegrad aufgeschlüsselt.

Formale Ablehnungen sind die ärgerlichste Sorte. Die Fahrt war inhaltlich einwandfrei, der Fahrer pünktlich, der Fahrgast zufrieden. Geprüft wird an dieser Stelle trotzdem nur die Berechtigung, überhaupt abzurechnen.

Für die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen braucht jeder Leistungserbringer ein Institutionskennzeichen, eine neunstellige Ziffernfolge, die von der ARGE·IK bei der DGUV vergeben und gepflegt wird. Rechtsgrundlage der bundeseinheitlichen Kennzeichen ist § 293 SGB V. Ein weiteres IK wird fällig, sobald verschiedene Standorte oder Versorgungsverträge bestehen. Die AOK formuliert es für ihre Vertragspartner unmissverständlich: Jeder Leistungserbringer benötigt zwingend für jede Betriebsstätte ein Institutionskennzeichen. Wer im März eine zweite Betriebsstätte eröffnet und im April weiter unter dem alten IK abrechnet, produziert Rückläufer, die mit der gefahrenen Leistung nichts zu tun haben.

Das IK allein genügt nicht. Für Krankenfahrten braucht es zusätzlich einen wirksamen Vertrag mit der jeweiligen Kasse oder den Beitritt zur einschlägigen Vereinbarung. Nach § 133 SGB V schließen die Krankenkassen oder ihre Landesverbände diese Verträge, und die vereinbarten Preise sind Höchstpreise. Verhandelt wird regional, weshalb die Preisstände je Bundesland zu unterschiedlichen Terminen wechseln. In Baden-Württemberg gilt die Rahmenvereinbarung für Taxi und Mietwagen seit dem 1. April 2025, während die zugehörige Preisvereinbarung erst zum 1. Januar 2026 in Kraft trat. In Sachsen wurden die Anlagen für Taxi und Mietwagen zum 1. April 2026 neu gefasst (Stand: Juli 2026).

Vor der ersten Rechnungszeile muss deshalb Folgendes zum Fahrtag passen:

• Die gültige personenbeförderungsrechtliche Genehmigung und die im Vertrag geforderten Fahrzeugnachweise.
• Ein Institutionskennzeichen, das zu der Betriebsstätte gehört, die tatsächlich abrechnet.
• Der am Fahrtag geltende Vergütungsstand, nicht der aus dem Vormonat.
• Der vereinbarte Abrechnungsweg. Die weiteren Leistungserbringer übermitteln ihre Abrechnung nach § 302 SGB V elektronisch, die aufbereiteten Urbelege gehen zusätzlich an die Kasse.

Ist die formale Hürde genommen, prüft der Sachbearbeiter, ob die abgerechnete Leistung so belegt ist, wie sie in Rechnung steht. Hier entsteht die Mehrzahl der Rückläufer, und fast alle davon aus derselben Handvoll Konstellationen.

• Keine Bestätigung der Leistungserbringung. Es fehlt der Beleg, dass Abholung und Ankunft stattgefunden haben. Bei Einrichtungsfahrten ist das typischerweise die Gegenzeichnung durch Werkstatt oder Schule.
• Verordnung oder Bewilligung deckt die Fahrt nicht. Der Zeitraum ist abgelaufen, die bewilligte Fahrtenzahl überschritten oder das Ziel weicht vom bewilligten Behandlungs- beziehungsweise Einrichtungsort ab. Nach § 2 Absatz 2 der Krankentransport-Richtlinie des G-BA soll die Verordnung vor der Beförderung ausgestellt werden; nachträglich verordnen lässt sich eine Fahrt nur in Ausnahmefällen, insbesondere in Notfällen.
• Die Strecke ist nicht plausibel. Rahmenvereinbarungen stellen regelmäßig auf die kürzeste Strecke ab, so auch die Vereinbarung in Baden-Württemberg. Bündelt eine Tour vier Fahrgäste, entsteht rechnerisch ein Umweg, den nur eine Dokumentation des tatsächlichen Fahrtverlaufs erklärt.
• Die Zuordnung ist nicht eindeutig. Zwei Fahrgäste mit ähnlichem Nachnamen, ein Wechsel des Kostenträgers zum Monatswechsel, eine mitgefahrene Begleitperson ohne eigene Bewilligung. Jedes dieser Details kippt eine sonst korrekte Position.

Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er sich im Nachhinein fast nie klären lässt. Ob eine Begleitperson mitvergütet wird, regelt jeder Kostenträger anders, und die Frage muss vor der Fahrt beantwortet sein. Wir haben das in einem eigenen Beitrag zur Begleitperson in der Schülerbeförderung auseinandergenommen.

Für abgesagte Fahrten gibt es keine bundeseinheitliche Regelung. § 60 SGB V regelt die Übernahme von Fahrkosten, nicht die Vergütung ausgefallener Fahrten. Ob und ab wann eine Absage kostenpflichtig ist, ergibt sich ausschließlich aus dem jeweiligen Vertrag oder der Leistungsbeschreibung. Zwischen Landkreis, Sozialamt und Kasse fallen diese Regelungen erheblich auseinander.

In der Praxis begegnen drei Grundmuster, die Sie je Auftraggeber getrennt kennen müssen:

• Keine Ausfallvergütung. Jede Absage bleibt folgenlos, unabhängig vom Zeitpunkt.
• Frist in Stunden vor der geplanten Abholung. Die Bewertung hängt vom Abstand zwischen Absage und geplanter Abholzeit ab.
• Feste Uhrzeit. Absagen bis zu einer bestimmten Uhrzeit am Vortag oder am Fahrtag bleiben frei, spätere sind kostenpflichtig.

Alle drei Modelle sind nur so belastbar wie die Dokumentation des Stornozeitpunkts. Ruft die Mutter eines Schülers um 6:40 Uhr auf dem Diensthandy der Disponentin an und hält das niemand fest, ist der Anruf im Streitfall kein Argument. Wer zusätzlich erfasst, wer abgesagt hat, also Fahrgast beziehungsweise Angehörige einerseits und Einrichtung andererseits, kann Ausfälle dorthin adressieren, wo sie entstehen. Sonst wandern sie pauschal in die Monatsrechnung, und genau dort fallen sie auf.

Der sichtbare Schaden ist die gekürzte Position. Der größere ist der Zeitverzug. Ein Rückläufer erreicht den Betrieb Wochen nach dem Fahrtag, wird intern recherchiert, korrigiert, erneut eingereicht und erneut geprüft, während Löhne, Leasingraten und Kraftstoff längst bezahlt sind. Fahrdienste arbeiten mit hohem Personalkostenanteil und dünner Marge. Verschobene Zahlungseingänge schlagen dort unmittelbar auf die Liquidität durch.

Dazu kommt der Rechercheaufwand. Ohne belastbare Tagesdokumentation heißt Nacharbeit, Tourenpläne mit Dienstplänen abzugleichen, Fahrer nach vier Wochen zu befragen und in der Werkstatt anzurufen, um zu klären, ob der Fahrgast an jenem Dienstag überhaupt da war. Der Aufwand pro Position übersteigt den Erlös der einzelnen Fahrt regelmäßig deutlich. Er fällt außerdem in der kaufmännischen Leitung an, also dort, wo die teuerste Arbeitsstunde sitzt.

Der dritte Effekt lässt sich nicht beziffern. Wiederholte Beanstandungen verändern, wie ein Auftraggeber auf Ihre Rechnungen schaut. Prüfquoten steigen, Rückfragen werden detaillierter, und bei der nächsten Vergabe erinnert sich der Sachbearbeiter im Schulverwaltungsamt an genau diese Erfahrung. In der Eingliederungshilfe kann sich das bis zu einer unangekündigten Prüfung nach § 128 SGB IX verdichten.

Alle bisher genannten Ursachen teilen eine Eigenschaft. Am Fahrtag sind sie in zwei Minuten geklärt, vier Wochen später kaum noch. Darin liegt der Hebel. Ein Betrieb, der den Nachweis als Nebenprodukt des Fahrtags erzeugt, hat am Monatsende nichts mehr zu erfassen und nur noch zu prüfen.

1. 1Vor der Fahrt: Berechtigung prüfenLiegt eine gültige Verordnung oder ein gültiger Bewilligungsbescheid vor, deckt der Zeitraum den Fahrtag ab, ist das richtige Institutionskennzeichen hinterlegt und der am Fahrtag geltende Vergütungsstand gesetzt?
2. 2Bei der Fahrt: Leistung bestätigenAbfahrt und Ankunft werden unmittelbar bestätigt, vom Fahrer im Fahrzeug und bei Einrichtungsfahrten gegengezeichnet von Schule oder Werkstatt. Kilometer und Zeiten stammen aus dem Fahrbetrieb, der Planwert bleibt außen vor.
3. 3Bei einer Absage: Zeitpunkt festhaltenJedes Storno wird mit Zeitstempel erfasst, dazu die Angabe, wer abgesagt hat. Erst daraus ergibt sich, ob die vertraglich vereinbarte Frist gewahrt wurde.
4. 4Am Monatsende: nur noch Abweichungen ansehenDer Abschluss besteht aus einer Abweichungsliste mit Fahrten ohne Bestätigung, Fahrten außerhalb des Bewilligungszeitraums und Stornos nahe der Fristgrenze. Alles andere geht ungeprüft durch.

Genau hier setzt Dispositionssoftware an. Sie verknüpft Bewilligung, Tarifstand und Fahrt schon bei der Planung und lässt die Leistungserbringung über eine Fahrer-App direkt im Fahrzeug bestätigen, sodass der Nachweis im laufenden Betrieb entsteht statt als eigener Arbeitsschritt am Monatsende. Wie das bei uns aussieht, zeigt die Übersicht zu Vermo.

Die folgenden Punkte lassen sich ohne Projektaufwand nacheinander abarbeiten. Sie adressieren in dieser Reihenfolge die vier Ursachengruppen vom Anfang des Beitrags.

• Je Betriebsstätte ist das zugehörige Institutionskennzeichen hinterlegt und wird bei der Abrechnung automatisch gezogen.
• Vergütungsstände sind mit Gültigkeitsdatum gepflegt, sodass ein Stichtagswechsel den Abrechnungsmonat korrekt teilt.
• Zu jedem Fahrgast liegen Bewilligung beziehungsweise Verordnung mit Gültigkeitszeitraum und bewilligter Fahrtenzahl vor.
• Je Auftraggeber ist das Stornomodell hinterlegt, also keine Frist, Stunden vor Abholung oder feste Uhrzeit.
• Jede durchgeführte Fahrt trägt eine Bestätigung aus dem Fahrbetrieb, bei Einrichtungsfahrten zusätzlich die Gegenzeichnung.
• Abweichungen zwischen geplanter und gefahrener Strecke sind dokumentiert und begründbar.
• Der Monatsabschluss startet mit einer Abweichungsliste statt mit einer Datenerfassung.
• Rückläufer werden mit Ursachengruppe erfasst, damit sichtbar wird, welche Gruppe den größten Anteil trägt.

Der letzte Punkt entscheidet, ob aus der Liste eine Verbesserung wird. Ohne Kennzahlen bleibt jede Maßnahme Behauptung. Drei genügen. Die Rückläuferquote je Kostenträger, die durchschnittliche Zeit vom Fahrtag bis zum Zahlungseingang und der Anteil der Fahrten, deren Nachweis schon am Fahrtag vollständig war. Steigt der dritte Wert, fallen die ersten beiden nach, meist mit einem Abrechnungszyklus Verzögerung.