Ausschreibung Schülerbeförderung gewinnen: wie Landkreise werten und worauf Fahrdienste als Bieter achten müssen

Eine einheitliche Fundstelle gibt es nicht. Oberhalb der EU-Schwellenwerte erscheinen Aufträge auf TED, der Beilage zum Amtsblatt der EU. Für nationale wie EU-weite Bekanntmachungen von Bund, Ländern und Kommunen gibt es außerdem die Ausschreibungssuche auf service.bund.de und den Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de. Die eigentliche Abwicklung, also Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Angebotsabgabe, läuft dann über die Vergabeplattform, die der Auftraggeber nutzt. Das ist je nach Bundesland und oft je nach Landkreis eine andere, zum Beispiel der Vergabemarktplatz NRW oder eine kommerzielle Plattform, die der Kreis eingekauft hat.

Praktisch heißt das: Registrieren Sie sich auf den Plattformen der Landkreise in Ihrem Einzugsgebiet, bevor die nächste Runde kommt. Wer erst nach der Bekanntmachung ein Konto anlegt, verliert Tage. Melden Sie sich außerdem für jedes Verfahren an, das Sie interessiert, damit Ihnen Antworten auf Bieterfragen und geänderte Unterlagen nicht entgehen. Beim offenen Verfahren oberhalb der Schwellenwerte beträgt die Angebotsfrist nach § 15 VgV mindestens 35 Tage und kann bei elektronischer Angebotsabgabe um fünf Tage verkürzt werden. Für ein Angebot mit mehreren Konzepten ist das knapp, wenn die Bausteine nicht schon vorbereitet sind.

Öffentliche Aufträge gehen nach § 122 GWB nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen. Geprüft werden drei Bereiche: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Die Eignung ist eine Schwelle, kein Wettbewerb. Wer sie erfüllt, ist dabei, ein Mehr an Fahrzeugen oder Referenzen bringt an dieser Stelle keine Punkte.

Seit dem 1. Juli 2026, als das Vergabebeschleunigungsgesetz in Kraft trat, soll der Nachweis nach § 122 Absatz 3 GWB durch Eigenerklärungen erfolgen. Weitergehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden. Für die Angebotsabgabe ist das eine Entlastung. Für die Zeit danach nicht: Fordert die Vergabestelle die Nachweise an, setzt sie nach § 48 Absatz 2 VgV eine Frist, und wer sie versäumt, wird behandelt wie jemand, dem Unterlagen fehlen.

Zwei Grenzen in der VgV schützen kleinere Betriebe. Ein verlangter Mindestjahresumsatz darf nach § 45 Absatz 2 VgV das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur überschreiten, wenn besondere Risiken das begründen. Referenzen verlangt § 46 Absatz 3 Nummer 1 VgV in der Regel über die letzten höchstens drei Jahre. Reicht die eigene Größe trotzdem nicht, bleiben zwei Wege: eine Bietergemeinschaft mit einem anderen Fahrdienst, die nach § 43 VgV wie ein Einzelbieter zu behandeln ist, oder die Eignungsleihe nach § 47 VgV, bei der Sie Kapazitäten eines anderen Unternehmens einbinden und dessen Verpflichtungserklärung vorlegen.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt in den meisten Fällen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Ihre Eignungsregeln in §§ 33 und 35 folgen der VgV, und auch dort fordert der Auftraggeber nach § 35 Absatz 2 UVgO grundsätzlich Eigenerklärungen an. Die UVgO gilt aber nicht von selbst. Jedes Bundesland entscheidet über seinen Anwendungserlass, ob und mit welchen Wertgrenzen sie für Landkreise und Gemeinden greift. Dazu kommen Landesvergabegesetze mit eigenen Erklärungen zu Tariftreue oder Mindestentgelt. Welche Formblätter Sie beilegen müssen, steht deshalb immer in den konkreten Vergabeunterlagen.

Nach § 127 GWB wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, und das bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. § 58 Absatz 2 VgV nennt als zulässige Qualitätskriterien unter anderem die Zugänglichkeit der Leistung für Menschen mit Behinderungen, die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals sowie die Verfügbarkeit von Kundendienst. Für Schülerbeförderung übersetzt sich das in Ausfallkonzept, Personalkonzept, Erreichbarkeit der Disposition und den Umgang mit Kindern mit besonderem Betreuungsbedarf.

Entscheidend für die Angebotsstrategie ist § 127 Absatz 5 GWB. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen. Sie wissen also vor der Kalkulation, wie viele Punkte ein Konzept bringt und wie der Preis umgerechnet wird. Lesen Sie die Wertungsmatrix deshalb vor dem Preisblatt. Bei einer Gewichtung von 60 Prozent Preis und 40 Prozent Qualität kann ein mittelmäßiges Konzept einen Preisvorsprung vollständig auffressen; bei 90 zu 10 kaum.

Außer beim Festpreis bleibt der Preis aber Teil der Wertung, und er muss über die gesamte Laufzeit tragen. Ein Angebot, das nur im ersten Schuljahr auskömmlich ist, kostet im dritten Geld. Wie sich ein belastbarer Kilometersatz aus Personal, Fahrzeug, Kraftstoff und Leerkilometern zusammensetzt, zeigt unser Beitrag zu den Kilometerkosten im Kleinbus-Fahrdienst. Ist ein Preis auffällig niedrig, muss die Vergabestelle nach § 60 VgV Aufklärung verlangen. Halten Sie Ihre Kalkulation so nachvollziehbar, dass Sie diese Frage innerhalb weniger Tage schriftlich beantworten können.

Schülerverkehre werden in der Regel in Losen vergeben, geschnitten nach Schulen, Gemeinden oder Förderschwerpunkten. § 97a GWB verlangt die Aufteilung in Teil- und Fachlose als Grundsatz. Für Bieter ist das eine Chance, weil ein regionaler Betrieb nicht den ganzen Landkreis abdecken muss. Es ist aber auch eine Falle, weil jedes Los einzeln kalkuliert und einzeln mit Personal und Fahrzeugen hinterlegt sein muss.

Achten Sie auf die Vorgaben nach § 30 VgV. Der Auftraggeber kann festlegen, auf wie viele Lose ein Bieter bieten darf, und die Zahl der Lose begrenzen, die ein einzelner Bieter gewinnen kann. Er kann sich außerdem vorbehalten, mehrere Lose kombiniert zu vergeben, muss das aber vorher bekannt machen. Wer auf fünf Lose bietet und alle fünf gewinnt, muss alle fünf zum Schuljahresbeginn fahren können.

• Bieten Sie auf Lose, deren Touren sich mit Ihren bestehenden Fahrten kombinieren lassen, zum Beispiel morgens Schule und vormittags Tagespflege mit demselben Fahrzeug.
• Rechnen Sie jedes Los auch für den Fall, dass Sie nur dieses eine gewinnen. Ein Preis, der nur im Paket trägt, ist ein Risiko.
• Prüfen Sie Ankunftszeiten mehrerer Schulen im selben Los. Liegen sie eng beieinander, brauchen Sie mehr Fahrzeuge, als die Schülerzahl vermuten lässt.
• Klären Sie Unklarheiten zu Fahrgastzahlen, Rollstuhlplätzen und Begleitpersonen über die Bieterfragen, nicht über Annahmen im Angebot.

Die Ausschlussgründe stehen abschließend genug im Gesetz, um sie vor der Abgabe abzuhaken. Nach § 57 VgV werden unter anderem Angebote ausgeschlossen, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, die geforderte oder nachgeforderte Unterlagen nicht enthalten, bei denen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden oder in denen erforderliche Preisangaben fehlen. Unterhalb der Schwellenwerte regelt § 42 UVgO dasselbe fast wortgleich.

Viele Bieter verlassen sich darauf, dass die Vergabestelle Fehlendes schon nachfordern wird. § 56 Absatz 2 VgV erlaubt das, verpflichtet aber nicht dazu, und der Auftraggeber kann die Nachforderung in der Bekanntmachung von vornherein ausschließen. Wichtiger noch ist Absatz 3. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, dürfen nicht nachgefordert werden. Ein gewertetes Ausfallkonzept, das Sie vergessen haben, bleibt fehlend. § 41 UVgO enthält dieselbe Grenze.

• Alle geforderten Formblätter und Eigenerklärungen in der aktuellen Fassung der Vergabeunterlagen, unterschrieben oder in der verlangten elektronischen Form.
• Preisblatt vollständig, jede Position ausgefüllt, keine eigenen Zusätze, rechnerisch geprüft.
• Jedes gewertete Konzept als eigenes Dokument, mit den Gliederungspunkten, die die Wertungsmatrix abfragt.
• Antworten auf Bieterfragen und geänderte Unterlagen der Vergabestelle eingearbeitet.
• Bei Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe: Erklärung aller Beteiligten und Verpflichtungserklärung beigefügt.
• Upload auf der Plattform deutlich vor Fristende, mit Eingangsbestätigung.

Wertungsgremien lesen viele Konzepte, die gleich klingen. "Bei Ausfall eines Fahrers wird umgehend Ersatz gestellt" steht in fast jedem Angebot und bringt kaum Punkte, weil es nichts belegt. Punkte bringt, was ein Prüfer nachvollziehen kann: wer entscheidet, bis wann, mit welchen Mitteln, und wie der Landkreis davon erfährt.

1. 1AusfallkonzeptBeschreiben Sie den Ablauf ab der Krankmeldung um 6:00 Uhr: wer sie annimmt, wie die Tour umverteilt wird, welche Springer verfügbar sind und ab welcher Verspätung Schule und Eltern informiert werden.
2. 2ErsatzfahrzeugNennen Sie Zahl, Standort und Ausstattung der Reservefahrzeuge, getrennt nach Fahrzeugen mit und ohne Rollstuhlplatz, und die Zeit, in der ein Ersatz an jedem Punkt des Loses sein kann.
3. 3FahrerqualifikationLegen Sie dar, wie Fahrpersonal ausgewählt, eingewiesen und fortgebildet wird, wer welche Tour fest fährt und wie Vertretungen eingearbeitet werden, damit Kinder nicht jeden Tag ein neues Gesicht sehen.
4. 4Kommunikation mit Schulen und ElternBenennen Sie Erreichbarkeit, Kanäle und Meldewege: wer informiert bei Verspätung, wie werden Änderungen der Abholzeiten mitgeteilt, wie erreichen Eltern die Disposition, und was wird dokumentiert.

Glaubwürdig wird ein Konzept, wenn hinter jedem Schritt ein Werkzeug steht, das es im Betrieb schon gibt. Wer seine Touren in einem Dispositionssystem plant, kann eine Musterplanung für ein Los beilegen, zeigen, wie eine Umplanung bei Ausfall abläuft, und belegen, dass Abfahrts- und Ankunftszeiten erfasst werden. Das macht die Zusagen auch nach dem Zuschlag prüfbar. Monatsberichte über durchgeführte Fahrten und Verspätungen entstehen dann aus den Betriebsdaten statt aus einer nachträglich gefüllten Tabelle. Wie das im Schülerverkehr aussieht, zeigen wir auf der Seite zur Software für die Schülerbeförderung.

Versprechen Sie aber nur, was Sie halten. Eine zugesagte Ersatzgestellung binnen 30 Minuten wird Vertragsbestandteil. Erhebliche oder fortdauernde Mängel bei einem früheren öffentlichen Auftrag können nach § 124 Absatz 1 Nummer 7 GWB zum Ausschluss aus künftigen Vergaben führen, wenn sie etwa eine vorzeitige Vertragsbeendigung oder Schadensersatz nach sich gezogen haben.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte muss der Auftraggeber unterlegene Bieter nach § 134 GWB vor dem Vertragsschluss in Textform informieren: über den Namen des erfolgreichen Bieters, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage danach geschlossen werden, bei elektronischer Versendung nach zehn Kalendertagen.

In dieser Zeit entscheidet sich, ob ein Nachprüfungsverfahren möglich ist. Erkannte Vergabeverstöße müssen nach § 160 Absatz 3 GWB innerhalb von zehn Kalendertagen gerügt werden. Verstöße, die schon aus Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennbar waren, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt sein. Wer also eine Wertungsmatrix für unzulässig hält, muss das vor der Abgabe sagen, nicht nach der Absage.

Unterhalb der Schwellenwerte gibt es keinen Rechtsschutz vor der Vergabekammer. Ob unterlegene Bieter dort vor dem Zuschlag informiert werden müssen, regelt allein das Vergaberecht des jeweiligen Bundeslands. Fragen Sie im Zweifel bei der Vergabestelle nach, welche Regel für das Verfahren gilt. Unabhängig davon lohnt es sich, nach jeder Absage um die eigene Punktzahl je Kriterium zu bitten. Kein anderes Feedback zeigt so genau, wo das nächste Angebot besser werden muss.