Kilometerkosten im Kleinbus-Fahrdienst: was ein Kilometer wirklich kostet

Die Zahl, die in Gesprächen über Kilometerkosten am häufigsten fällt, stammt aus dem Reisekostenrecht. § 5 Absatz 1 Bundesreisekostengesetz regelt sie im Wortlaut.

Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, sind es nach Absatz 2 dreißig Cent, festzustellen vor Antritt der Dienstreise. Über § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Einkommensteuergesetz wirkt derselbe Höchstsatz ins Steuerrecht hinein. Daher haben viele die 30 Cent als den einen gültigen Kilometersatz im Kopf.

Der Zweck dieser Sätze ist eng. Sie erstatten einer Privatperson den dienstlichen Einsatz des eigenen Fahrzeugs, und eine Marge enthalten sie nicht. Wer sie in ein gewerbliches Angebot übersetzt, lässt fünf Posten aus:

• Personalkosten für Fahrpersonal, Disposition und Abrechnung, der größte Block überhaupt
• Abschreibung und Finanzierung eines für die Rollstuhlbeförderung umgebauten Fahrzeugs
• Vorhaltekosten für Reserve- und Ersatzfahrzeuge, die nur im Störfall Kilometer erzeugen
• Prüf-, Schulungs- und Nachweispflichten, die unabhängig von der Laufleistung anfallen
• Unternehmerwagnis und Gewinn, der einzige Posten, aus dem der nächste Fahrzeugkauf bezahlt wird

Die Kalkulationslogik aus dem Taxi-, Mietwagen- und Omnibusgewerbe sortiert Kosten nach ihrer Bezugsgröße und nicht nach dem Buchhaltungskonto. Entscheidend ist, wovon ein Block tatsächlich abhängt, von der Zeit, von der Laufleistung oder von der Einsatzstunde des Personals.

Diese Trennung beantwortet eine Frage, die in der Disposition ständig auftaucht. Ein Sachbearbeiter im Sozialamt fragt am Donnerstagnachmittag nach einer zusätzlichen Fahrt ab Montag. Lohnt sie sich? Solange Fahrzeug und Fahrerin ohnehin im Dienst sind, muss die Fahrt nur die variablen Kosten und die zusätzlich gebundene Einsatzzeit decken. Braucht sie ein weiteres Fahrzeug oder eine weitere Schicht, springt der komplette Fixkostenblock mit, und dieselbe Fahrt wird zum Verlustgeschäft.

Wer beide Sätze kennt, kann das ausrechnen. Wer nur einen Mischsatz je Kilometer führt, entscheidet nach Gefühl.

Wie stark Personalkosten den Personenverkehr bestimmen, lässt sich am BW-Index für den ÖPNV Straße ablesen, den das Verkehrsministerium Baden-Württemberg jährlich veröffentlicht. Er schreibt die Kostenentwicklung über fünf Gruppen fort, nämlich Personalkosten nach dem Manteltarifvertrag des privaten Omnibusgewerbes, Diesel beziehungsweise Strom, Neufahrzeuge, Ersatzteile sowie sonstige Kosten nach der Inflationsrate. Nach der Darstellung des Fachmediums Omnibusrevue stehen in der vorgeschlagenen Gewichtung die Personalkosten mit 55 Prozent an erster Stelle; die Aufgabenträger vor Ort dürfen davon abweichen.

Für die eigene Kalkulation heißt das, dass jede Lohnsteigerung fast ungebremst auf den Kilometerpreis durchschlägt. Ein Teil dieser Steigerungen ist bereits terminiert. Nach § 1 der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung liegt der gesetzliche Mindestlohn seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Zeitstunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beziffert die beiden Stufen auf 8,42 und 5,04 Prozent, zusammen 13,88 Prozent. Wo Tarifverträge greifen, liegen die Sätze darüber. Der Mindestlohn ist die Untergrenze, nicht der Planwert.

Unterschätzt wird regelmäßig der Teil des Personalblocks, in dem niemand einen abrechenbaren Kilometer fährt. Bezahlte Arbeitszeit ist es trotzdem.

• Rüstzeit vor Schichtbeginn, also Abfahrtskontrolle, Fahrzeugübernahme, Reinigung und Prüfung der Sicherungssysteme
• Standzeiten zwischen Hin- und Rückfahrt, etwa im Schülerverkehr oder zwischen zwei Dialyseterminen
• Wartezeit beim Fahrgast, wenn sich die Entlassung aus der Klinik um 40 Minuten verzögert
• Anfahrt zum ersten und Rückfahrt vom letzten Fahrgast
• Pausen und Ruhezeiten, soweit sie vergütungspflichtig sind

Ob ein Kleinbus dabei unter die EU-Sozialvorschriften fällt oder unter das Arbeitszeitgesetz, ist alles andere als trivial; die Abgrenzung behandelt der Beitrag zu den Lenk- und Ruhezeiten im Kleinbus-Fahrdienst im Detail. Kalkulatorisch bleibt es dabei, dass ein erheblicher Teil der bezahlten Stunden aus der Rechnung fällt, wenn man die Personalkosten allein auf die besetzten Kilometer umlegt.

Kraftstoff ist der Posten, der sich innerhalb eines Angebotszeitraums am stärksten bewegt. Das Frühjahr 2026 liefert dafür ein ungewöhnlich deutliches Beispiel. Nach der Preisauswertung des ADAC war der April der teuerste Tankmonat seit Beginn der Aufzeichnungen.

Im Januar 2026 lag der Dieselpreis nach derselben Auswertung noch über 57 Cent je Liter unter dem April-Niveau. Innerhalb eines Quartals bewegte sich der wichtigste variable Kostenposten damit um mehr als ein Viertel. Ein Jahresmittelwert bildet eine solche Spanne nicht ab. Er glättet genau die Bewegung weg, gegen die man sich absichern will.

Brauchbarer ist eine externe, monatlich fortgeschriebene Referenz. Der Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung veröffentlicht eine Dieselpreis-Information für Großverbraucher, bezogen auf Lieferungen frei Verbrauchsort und geführt als Indexreihe. Der Verband bereitet die Daten ausdrücklich für Kostenelementeklauseln in längerfristigen Verträgen auf. Beide Vertragsparteien lesen damit dieselbe, unabhängig erhobene Zahl nach, und abgebildet wird der Großverbraucherpreis statt des Tankstellenpreises.

Leerkilometer sind gefahrene Kilometer ohne Fahrgast an Bord. Sie verursachen vollen Verbrauch, vollen Verschleiß und volle Fahrerzeit. Auf einer Rechnung an einen Kostenträger stehen sie nie, und genau deshalb werden sie so zuverlässig übersehen.

• Anfahrt vom Betriebshof oder vom Wohnort des Fahrers zum ersten Fahrgast
• Rückfahrt nach dem letzten Fahrgast
• Umläufe zwischen Einzelaufträgen, die räumlich nicht zusammenpassen
• Rückwege nach Absagen, Fehlfahrten und nicht angetroffenen Fahrgästen
• Werkstatt-, Tank- und Reinigungsfahrten

Die Wirkung auf den Kostensatz ist reine Arithmetik. Sind 30 Prozent der Gesamtfahrleistung Leerkilometer, verteilen sich die variablen Kosten von 100 gefahrenen Kilometern auf nur 70 abrechenbare, und der Satz je abrechenbarem Kilometer liegt damit rund 43 Prozent über dem Satz je gefahrenem Kilometer. Wer seinen Leeranteil nicht kennt, kennt seine Kostenbasis nicht.

Bewegen lässt sich dieser Anteil durchaus. Die Stadt Olfen stellte 2013 auf ein bedarfsorientiertes Schulbussystem um, dokumentiert im Mobilikon des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung. Statt eines starren Linienwegs wird die Route anhand der tatsächlich mitfahrenden Schülerinnen und Schüler berechnet, Haltestellen ohne Fahrgäste entfallen. Die Fahrleistung der Schulbusse sank um rund 40 Prozent, ein komplettes Fahrzeug konnte eingespart werden.

Aus den Kostenblöcken wird ein Angebot, sobald sie in eine Preisstruktur übersetzt sind, die zum Auftrag passt.

1. Fixkosten je Betriebstag ermitteln. Jahresfixkosten je Fahrzeug durch die tatsächlich erreichten Einsatztage teilen, nicht durch 365 und nicht durch die geplanten Tage.
2. Variable Kosten je Kilometer ermitteln. Aus dem Ist-Verbrauch sowie den Werkstatt-, Reifen- und Verschleißkosten des Vorjahres, fortgeschrieben mit einer begründeten Kraftstoffannahme.
3. Personalkosten je Einsatzstunde ansetzen. Als Vollkosten inklusive Lohnnebenkosten, Zuschlägen und Ausfallzeiten, bezogen auf die produktiven Stunden.
4. Leerkilometer und Standzeiten einrechnen. Den gemessenen Leeranteil auf die abrechenbaren Kilometer umlegen, unproduktive Einsatzzeiten dem verursachenden Auftrag zuordnen.
5. Wagnis- und Gewinnzuschlag aufschlagen. Ein prozentualer Aufschlag für Auslastungsrisiko, Forderungsausfall und Reinvestition. Ohne ihn finanziert der Betrieb den nächsten Fahrzeugkauf aus der Substanz.
6. In eine Angebotsstruktur übersetzen. Grundpauschale je Fahrt oder Betriebstag, ein definiertes Kilometerkontingent, ein Satz für Mehrkilometer und gesondert ausgewiesene Zuschläge.

Zuschläge halten der Prüfung durch einen Kostenträger nur stand, wenn eine messbare Mehrleistung dahintersteht. Rollstuhl- oder Tragestuhlbeförderung wegen Umbau, Sicherungssystemen und zusätzlicher Einsatzzeit. Eine zweite Person an Bord, weil sie eine vollständige zweite Personalkostenlinie erzeugt. Wartezeit ab einer definierten Karenz, weil sie Fahrzeug und Fahrer bindet. Ein pauschaler Aufschlag ohne solche Begründung fällt im Prüfverfahren als Erstes.

Bei Laufzeiten über zwölf Monate gehört eine Preisanpassungsklausel in den Vertrag. Sie sollte an eine externe Referenz gekoppelt sein, etwa an einen veröffentlichten Kostenindex für Omnibusverkehre, an die Tarifentwicklung oder an einen Kraftstoffindex, und den Anpassungszeitpunkt eindeutig regeln. Bei öffentlichen Auftraggebern ist der Spielraum für nachträgliche Anpassungen zusätzlich vergaberechtlich begrenzt; welche Verfahrensart überhaupt greift, hängt am Auftragswert und den EU-Schwellenwerten 2026 in der Fahrdienst-Vergabe.

Welche Ist-Werte die Rechnung braucht

Die Rechnung selbst ist nicht kompliziert. Was fehlt, sind die Ist-Werte. Geschätzte Kilometer, gerundete Einsatzzeiten und der Herstellerverbrauch aus dem Prospekt ergeben eine Kalkulation, die sauber aussieht und trotzdem falsch ist.

• Ist-Kilometer je Tour, getrennt nach besetzt und leer
• Fahrzeit, Standzeit und gesamte Einsatzzeit je Fahrer und Tag
• Tatsächlicher Kraftstoff- oder Energieverbrauch je Fahrzeug statt Herstellerangabe
• Werkstatt-, Reifen- und Schadenkosten je Fahrzeug und Jahr
• Tatsächlich erreichte Betriebstage je Fahrzeug, inklusive Ausfällen
• Wartezeiten, Zusatzleistungen und Fehlfahrten je Auftrag, mit Zeitstempel

Diese Zahlen entstehen in einem disponierenden Betrieb ohnehin. Jede geplante Tour, jede Statusmeldung aus dem Fahrzeug und jede Abrechnungsposition enthält sie. Verloren gehen sie erst, wenn Planung, Fahrzeugdaten und Abrechnung in getrennten Systemen liegen. Arbeiten Disposition, Fahrer-App und Abrechnung auf demselben Datenbestand, wie es etwa Vermo tut, ist die Vollkostenrechnung am Jahresende eine Auswertung und kein Projekt.