Begleitperson in der Schülerbeförderung: wann der Kostenträger sie bezahlt

Ob jemand mitfährt, sagt für die Abrechnung wenig. Entscheidend sind zwei andere Fragen. Wer stellt die Begleitung, und wer finanziert sie? Erst aus der Kombination ergibt sich, ob eine Position abgerechnet werden darf.

In vielen Auftragsformularen steht an dieser Stelle ein einziges Feld mit der Aufschrift „Begleitung ja/nein“. Ein Haken hält fest, dass jemand mitfährt, aber nicht, auf welcher Grundlage. Sechs Monate später lässt sich aus der Akte nicht mehr rekonstruieren, ob damals eine Bewilligung vorlag oder ob die Mutter in der ersten Schulwoche mitgefahren ist, weil das Kind an der Haltestelle geweint hat. Genau daraus entstehen die späteren Rückfragen.

Die Finanzierung kommt aus zwei Rechtskreisen, und die folgen unterschiedlicher Logik. Schulrechtlich regeln die Länder die Schülerbeförderung, die Kosten trägt der Schul- oder Aufgabenträger. Sozialrechtlich leistet die Eingliederungshilfe nach Teil 2 des SGB IX, soweit die Beförderung behinderungsbedingt und zur Teilhabe erforderlich ist.

• Schulrecht, Beispiel Nordrhein-Westfalen: Nach § 11 der Schülerfahrkostenverordnung NRW gehören die Fahrkosten für eine Begleitperson zu den notwendigen Schülerfahrkosten, wenn die Notwendigkeit der Begleitung bei Schülerinnen und Schülern mit einer geistigen oder körperlichen Behinderung nachgewiesen ist.
• Eingliederungshilfe, Bildung: § 112 SGB IX regelt die Leistungen zur Teilhabe an Bildung, darunter Hilfen zu einer Schulbildung im Rahmen der allgemeinen Schulpflicht.
• Eingliederungshilfe, Mobilität: § 83 Abs. 1 Nr. 1 SGB IX nennt Leistungen zur Beförderung, insbesondere durch einen Beförderungsdienst. Nach Absatz 2 erhalten sie Leistungsberechtigte, denen die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wegen Art und Schwere ihrer Behinderung nicht zumutbar ist.
• Assistenz: § 78 SGB IX trennt die Übernahme von Handlungen einschließlich Begleitung von der qualifizierten Assistenz, die Fachkräfte erbringen. Diese Trennung wird bei der Qualifikationsfrage weiter unten wichtig.

Dass behinderungsbedingte Schulwegkosten als Teilhabeleistung zu erbringen sind, hat das Bundessozialgericht mit Urteil vom 8. Mai 2024, B 8 SO 3/23 R bestätigt. Geklagt hatte eine Schülerin, deren Gymnasium 1,1 Kilometer vom Elternhaus entfernt lag und die diesen Weg wegen einer Beeinträchtigung der Gelenkbewegung weder zu Fuß noch mit dem Rad bewältigen konnte. Sie fuhr täglich Taxi. Die Stadt zahlte für das Schuljahr 2017/2018 eine Wegstreckenentschädigung von 60,42 Euro, während sich die tatsächlichen Fahrtkosten auf rund 2.240 Euro summierten.

Für den Fahrdienst hat das eine sehr praktische Folge. Wo mehrere Träger in Betracht kommen, wird die Zuständigkeit vor der ersten Fahrt geklärt, nicht mit der ersten Rechnung. Ein Auftrag, bei dem der Sachbearbeiter im Schulverwaltungsamt und die Eingliederungshilfe wechselseitig aufeinander verweisen, wird nicht dadurch besser, dass drei Monate lang gefahren wurde. Wer regelmäßig für Schulen und Schulträger fährt, führt die zuständige Stelle deshalb als eigenes Feld im Auftrag und nicht als Notiz im Kommentar.

Der Nachweis läuft in den meisten Regelungen zweistufig. § 6 Abs. 1 der Schülerfahrkostenverordnung NRW schreibt ihn für den schulrechtlichen Strang aus, und § 11 verweist für die Begleitperson auf ebendiese Sätze 2 und 3.

1. Ärztliches Zeugnis als Regelnachweis. Die Familie legt eine Bescheinigung vor, aus der sich ergibt, dass die Beförderung oder die Begleitung nicht nur vorübergehend erforderlich ist.
2. Schul- oder amtsärztliches Gutachten im besonderen Zweifelsfall. Der Träger kann es verlangen. In Nordrhein-Westfalen trägt die Kosten dieses Gutachtens der Schulträger, die Kosten des einfachen ärztlichen Zeugnisses trägt die Familie.
3. Verzicht bei Offenkundigkeit. Ist die Notwendigkeit der Beförderung offenkundig, kann auf die Vorlage des ärztlichen Zeugnisses verzichtet werden. Das ist eine Ermessensentscheidung des Trägers, kein Automatismus, auf den ein Fahrdienst bauen sollte.
4. Bewilligungsbescheid. Erst er macht aus dem festgestellten Bedarf eine bezahlte Leistung. Er trägt ein Datum, einen Zeitraum und einen Umfang.

Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Bewilligungen laufen aus, meist mit dem Schuljahr, manchmal mit dem nächsten Gutachten. Ohne Wiedervorlage fährt ein Fahrdienst irgendwann auf einer Grundlage, die formal nicht mehr existiert, und merkt es erst, wenn die Rechnung gekürzt zurückkommt.

Die Woche vor Schuljahresbeginn ist der günstigste Termin für eine Bestandsprüfung. Welche Begleitbewilligungen laufen aus, welche sind verlängert, wo hat sich der Umfang geändert? Jede Klärung vorab kostet weniger Zeit als eine Korrektur nach der ersten Monatsabrechnung.

Der Fahrdienst braucht die Bewilligung, nicht das Attest. Fünf Angaben reichen für die Disposition und für jede spätere Rückfrage des Kostenträgers.

• Zuständiger Kostenträger und Aktenzeichen der Bewilligung
• Bewilligter Leistungsumfang, also Beförderung mit oder ohne Begleitperson, Hin- und Rückweg oder nur eine Richtung
• Gültig von und gültig bis, dazu ein Wiedervorlagedatum vor Ablauf
• Ob die Begleitperson vom Fahrdienst gestellt wird oder von der Familie
• Datum und Ergebnis der letzten Änderungsmeldung an den Träger

Wie weit die Dokumentation überhaupt gehen darf, hängt an der Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Wer die Bewilligung sauber erfasst, kommt fast immer ohne medizinische Details aus.

Zwei Leistungsniveaus gehören sauber getrennt. Allgemeine Beaufsichtigung heißt beruhigen, das Anschnallen kontrollieren, beim Ein- und Aussteigen helfen, den Übergabepunkt sichern. Pflegerische oder medizinische Betreuung während der Fahrt ist etwas anderes. § 78 SGB IX bildet genau diese Trennung ab.

Auftraggeber greifen das in Leistungsverzeichnissen unterschiedlich streng auf. Typisch sind Anforderungen entlang dieser Linien:

• Erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG für alle Personen mit regelmäßigem Kontakt zu Kindern und Jugendlichen, mit definiertem Erneuerungsintervall
• Nachweis einer Erste-Hilfe-Ausbildung, teilweise mit Auffrischungsfrist
• Dokumentierte Einweisung in die eingesetzten Rückhaltesysteme und in die Sicherung von Rollstühlen
• Verpflichtung auf Verschwiegenheit und auf den Umgang mit Sozial- und Gesundheitsdaten
• Bei pflegerischem oder medizinischem Bedarf eine entsprechende Fachqualifikation, die dann auch anders vergütet wird

Diese Nachweise sind Teil der Leistungsdokumentation gegenüber dem Auftraggeber. Wer eine Begleitperson abrechnet, muss im Zweifel zeigen können, dass die eingesetzte Person am konkreten Fahrtag die geforderte Eignung hatte. Kommt um 6:40 Uhr die Krankmeldung der Stammkraft und springt eine Aushilfe ein, gilt für sie dieselbe Anforderung. Die Einweisung in die Fahrzeugtechnik gehört dabei in dasselbe Bündel wie die normgerechte Rollstuhlsicherung nach DIN 75078.

In der Disposition ist eine bewilligte Begleitperson zuerst eine Kapazitätsfrage. Sie belegt einen vollwertigen Sitzplatz. Bei einem Kleinbus mit acht Plätzen und drei begleitpflichtigen Fahrgästen bleiben zwei Plätze frei, nicht fünf. Wer Begleitungen als weiches Komfortmerkmal im Kommentarfeld führt, plant systematisch zu optimistisch und korrigiert das morgens am Telefon.

• Sitzplatzbilanz: Jede bezahlte Begleitperson zählt in der Kapazitätsrechnung wie ein Fahrgast.
• Bündelung: Begleitpflichtige Fahrgäste in einem Fahrzeug zusammenzufassen ist meist günstiger, als sie über die Flotte zu streuen. Voraussetzung ist, dass die Bewilligungen eine gemeinsame Beförderung erlauben und eine Begleitperson mehrere Kinder betreuen darf.
• Zeitfenster: Begleitpflicht verschärft die Wirkung enger Schul- und Einrichtungszeiten, weil weniger Fahrzeuge in Frage kommen und jede Umplanung teurer wird.
• Fahrzeugtyp: Rollstuhlplätze und Begleitsitze konkurrieren im selben Fahrzeugquerschnitt, die Zuordnung ist deshalb nicht frei tauschbar.

Ein eigener Kostenblock entsteht, wenn die Begleitperson nur eine Richtung mitfährt. Der Rückweg ist dann eine Leerfahrt. § 11 Satz 2 der Schülerfahrkostenverordnung NRW nennt diesen Fall ausdrücklich und rechnet die Wegstrecken, die die Begleitperson allein zurückzulegen hat, den Fahrkosten zu. Ob das im konkreten Vertragsverhältnis genauso gilt, steht im Leistungsverzeichnis des Auftraggebers und nicht in der Verordnung eines anderen Bundeslandes.

Richtung Familien hilft eine frühe Rollentrennung. Eine Eltern- und Fahrgastplattform zeigt, wer wann abgeholt wird. Die Frage, ob eine gewünschte Begleitung überhaupt bewilligt ist, beantwortet sie nicht.

Die Rückfragen ähneln sich über Träger und Bundesländer hinweg. Fast nie geht es darum, ob jemand mitgefahren ist. Es geht darum, ob sich das auf eine Bewilligung zurückführen lässt.

Allen Fällen liegt dieselbe Lücke zugrunde. Bewilligung, Fahrgast und einzelne Fahrt hängen zusammen, aber nirgends als datiertes Merkmal. Sie hängen nur im Kopf der Disponentin zusammen. Sobald ein Dispositionssystem die Bewilligung mit ihrem Zeitraum am Fahrgast führt und das Begleitmerkmal an der einzelnen Fahrt, beantwortet sich die Frage nach der Grundlage aus dem System statt aus dem Aktenordner. Denselben Mechanismus braucht der Leistungsnachweis gegenüber dem Kostenträger, wenn eine Abrechnung ganz oder teilweise abgelehnt wird.