Krankenfahrten mit der Krankenkasse abrechnen: von der Verordnung bis zum Zahlungseingang

Jede abrechenbare Krankenfahrt durchläuft dieselben Stationen. Fehler in einer frühen Station tauchen erst in der letzten auf, meist als Absetzung Wochen nach dem Fahrtag.

1. 1Verordnung prüfenDie Fahrt braucht eine ärztliche Verordnung auf Muster 4. Nach § 2 Absatz 2 der Krankentransport-Richtlinie des G-BA soll sie vor der Beförderung ausgestellt sein. Prüfen Sie bei Annahme Kasse, Datum, Fahrtziel, Hin- oder Rückfahrt und bei Serien den Zeitraum.
2. 2Genehmigung klärenFahrten zur ambulanten Behandlung brauchen grundsätzlich eine vorherige Genehmigung der Kasse, sofern sie nicht kraft Gesetzes als erteilt gilt. Bei genehmigungspflichtigen Fahrten gehört die Genehmigungsnummer später in den Abrechnungsdatensatz.
3. 3Fahrt durchführen und bestätigen lassenAuf der Rückseite des Muster 4 bestätigt der Versicherte die Fahrt, der Fahrdienst trägt Datum, Unterschrift und seine Abrechnungsdaten ein. Diese Felder sind in Anlage 5 der Abrechnungsrichtlinien als Inhalt des Urbelegs festgelegt.
4. 4Zuzahlung einziehenDer Fahrer kassiert die gesetzliche Zuzahlung und quittiert sie, sofern keine Befreiung vorliegt.
5. 5Monatlich abrechnenAbrechnungsdaten gehen elektronisch an die Datenannahmestelle der Kasse, die Original-Verordnungen mit Begleitzettel an die benannte Belegannahmestelle.
6. 6Prüfung und ZahlungDie Kasse prüft maschinell und inhaltlich, setzt gegebenenfalls ab und zahlt auf das Konto, das unter Ihrem Institutionskennzeichen gespeichert ist.

Die Rückseite des Transportscheins verdient mehr Aufmerksamkeit, als sie in vielen Betrieben bekommt. Nach der Anlage 5 zu den Richtlinien nach § 302 SGB V gehören zum Urbeleg Muster 4 unter anderem die Bestätigung durch den Versicherten, Angaben zum Befreiungsausweis sowie Datum und Unterschrift des Transporteurs. Fehlt eines davon, ist der Beleg unvollständig, auch wenn die Fahrt tadellos war.

Zwei Dinge müssen stehen, bevor Sie die erste Krankenfahrt abrechnen können: ein Institutionskennzeichen und ein wirksamer Vertrag mit der Kasse des Fahrgasts.

Das Institutionskennzeichen (IK)

Das IK ist eine neunstellige Ziffernfolge auf Grundlage von § 293 SGB V. Vergeben wird es von der ARGE·IK, die bei der DGUV angesiedelt ist und Taxi, Mietwagen und Krankentransportunternehmen ausdrücklich zu den Antragstellern zählt. Laut Antragsseite der ARGE·IK wird es schriftlich beantragt, formlos oder mit dem Erfassungsbeleg, per Post, Fax oder E-Mail. Die Beantragung ist kostenlos, und nach den FAQ der ARGE·IK dauert die Bearbeitung in der Regel 10–14 Tage nach Posteingang.

Drei Details aus diesen FAQ wirken sich direkt auf Ihre Liquidität aus. Erstens werden unter dem IK Anschrift und Bankverbindung gespeichert, und die Kassen zahlen genau dorthin. Wer das Geschäftskonto wechselt und es der ARGE·IK nicht schriftlich meldet, wartet auf Geld, das längst auf dem alten Konto liegt. Zweitens ersetzt das IK keinen Vertrag: Gezahlt wird nur an zugelassene Vertragspartner. Drittens ist bei verschiedenen Standorten, Versorgungsverträgen oder Bankverbindungen ein weiteres IK möglich, und die Abrechnungsrichtlinien verlangen nach § 5 Absatz 3 für jede Filiale ein eigenes.

Der Vertrag nach § 133 SGB V

Die Vergütung für Krankenfahrten mit Taxi und Mietwagen vereinbaren nach § 133 SGB V die Krankenkassen oder ihre Landesverbände mit den Unternehmen, Absatz 3 erstreckt das ausdrücklich auf Fahrten nach dem Personenbeförderungsgesetz. Die vereinbarten Preise sind Höchstpreise. Ein bundesweit einheitlicher Tarif existiert deshalb nicht. Was Sie je Kilometer, je Anfahrt oder je Wartezeit abrechnen dürfen, hängt vom Bundesland und von der Kassenart ab, und oft gelten für AOK, Ersatzkassen und Betriebskrankenkassen im selben Land unterschiedliche Verträge.

Häufig ist der Vertrag eine Rahmenvereinbarung, der Sie beitreten. In Baden-Württemberg etwa setzt die Rahmenvereinbarung für Sitzendfahrten eine Genehmigung nach dem PBefG, ein IK und einen Beitritt voraus, der erst mit der Beitrittsbestätigung der Kassen wirksam wird. Dieselbe Vereinbarung nimmt Rollstuhl-, Tragestuhl- und Liegendfahrten ausdrücklich aus, dafür gibt es eigene Regelungen. Wer gemischte Flotten fährt, rechnet also womöglich unter mehreren Verträgen ab, mit jeweils eigenen Positionsnummern.

§ 302 Absatz 1 SGB V verpflichtet die „weiteren Leistungserbringer", zu denen Fahrdienste gehören, ihre Leistungen elektronisch oder maschinell verwertbar auf Datenträgern an die Kassen zu übermitteln: nach Art, Menge und Preis, mit Tag der Leistung, Arztnummer des Verordners und den Versichertendaten. Das Nähere regelt der GKV-Spitzenverband in Richtlinien, die in den Verträgen zu beachten sind. Diese Richtlinien, ihre Technischen Anlagen und Schlüsselverzeichnisse veröffentlicht er auf gkv-datenaustausch.de.

Neu ist das nicht. Nach § 9 der Richtlinien nach § 302 Absatz 2 SGB V erfolgt die maschinelle Datenübermittlung seit dem 1. Januar 1997. Nach § 2 der Richtlinien besteht eine Abrechnung aus folgenden Teilen:

Im Datensatz identifiziert ein Abrechnungscode die Art des Leistungserbringers. In den Schlüsselverzeichnissen der Anlage 3 steht der Code 46 für sonstige Leistungserbringer von nichtqualifizierten Krankentransportleistungen, mit dem Beispiel Taxi und Mietwagen. Die einzelnen Fahrtpositionen tragen sechsstellige Positionsnummern, deren konkrete Werte im jeweiligen Vertrag stehen.

Die Technischen Anlagen werden laufend fortgeschrieben, und alte Formate laufen nach einer Übergangsfrist aus. Laut Übersicht auf gkv-datenaustausch.de gilt die Technische Anlage 1 in Version 22 ab dem 1. Februar 2027, Daten im Format der Version 21 werden nur noch bis zum 30. April 2027 angenommen. Neu ist außerdem eine Schnittstelle für eine elektronische Leistungsbestätigung, die seit dem 1. Oktober 2026 angewendet werden kann. Ihre Nutzung ist für Leistungserbringer und Kassen ausdrücklich optional. Ob Ihre Abrechnungssoftware oder Ihr Abrechnungszentrum die neuen Versionen rechtzeitig unterstützt, sollten Sie aktiv erfragen.

Die Zuzahlung beträgt nach § 61 Satz 1 SGB V 10 Prozent der Kosten, mindestens 5 und höchstens 10 Euro, aber nie mehr als die Fahrt selbst kostet. § 60 SGB V knüpft sie an die einzelne Fahrt, Hin- und Rückfahrt sind also zwei Fahrten. Der sächsische Ersatzkassen-Mustervertrag formuliert es entsprechend: Zuzahlung je einfacher Fahrt und je Versichertem.

Wer kassiert, regelt § 43c Absatz 1 SGB V: Der Leistungserbringer zieht die Zahlung ein und verrechnet sie mit seinem Vergütungsanspruch gegenüber der Kasse. In der Abrechnung erscheint die Fahrt also mit ihrem Bruttobetrag, die Zuzahlung wird abgezogen, und die Kasse überweist die Differenz. Nach § 61 Satz 4 SGB V ist die geleistete Zuzahlung dem Versicherten zu quittieren, eine Vergütung für diesen Aufwand gibt es nicht.

• Befreiung prüfen, nicht glauben. Wer die Belastungsgrenze nach § 62 SGB V erreicht hat, erhält von seiner Kasse eine Bescheinigung für den Rest des Kalenderjahres. Lassen Sie sich diese zeigen und halten Sie Gültigkeitsjahr und Kasse fest.
• Nichtzahlung dokumentieren. Zahlt der Versicherte trotz gesonderter schriftlicher Aufforderung nicht, muss nach § 43c Absatz 1 Satz 2 SGB V die Kasse die Zahlung einziehen. Ohne diese schriftliche Aufforderung bleibt der Betrag bei Ihnen hängen.
• Nichts draufschlagen. Weitere Zahlungen der Versicherten sind in den Verträgen in der Regel ausgeschlossen. Die baden-württembergische Vereinbarung nennt ausdrücklich die Erhöhung des Fahrpreises um die Zuzahlung als Grund für eine fristlose Kündigung.

Das Gesetz kennt für die Abrechnung von Krankenfahrten keine bundeseinheitliche Abgabefrist. Die Richtlinien nach § 302 SGB V setzen in § 7 nur Auffangregeln, die ausdrücklich gelten, „soweit in Verträgen nichts anderes geregelt ist": monatliche Abrechnung je IK und Zahlung binnen vier Wochen nach Eingang der vollständigen Unterlagen. Die Verträge weichen davon ab, und zwar je Land und Kassenart unterschiedlich. Zwei Beispiele zeigen die Spannbreite.

Quellen der Tabelle sind die Richtlinien nach § 302 Absatz 2 SGB V, die Rahmenvereinbarung Baden-Württemberg und der Mustervertrag Mietwagen der Ersatzkassen in Sachsen. Für AOK, BKK oder IKK im selben Land können andere Verträge mit anderen Fristen gelten. Legen Sie sich für jeden Vertrag, dem Sie beigetreten sind, eine Zeile mit diesen vier Werten an.

Serienfahrten zur Dialyse

Bei Dialyse, Strahlen- und Chemotherapie reicht in Baden-Württemberg eine Verordnung für den gesamten Zeitraum statt einer je Fahrt. Dafür verlangt die Rahmenvereinbarung zusätzlich eine vollständig ausgefüllte und unterschriebene Anwesenheitsbescheinigung als Nachweis, dass die einzelnen Fahrten stattgefunden haben. Die Drei-Monats-Grenze für späte Rechnungen läuft bei Serien ab der letzten Fahrt der Serie, bei Dialyse ab der letzten Fahrt des Monats.

Praktisch heißt das: Eine Dialyse-Serie wird Monat für Monat abgerechnet, auch wenn die Verordnung länger läuft, und jede Fahrt braucht einen Gegenbeleg aus der Praxis oder dem Dialysezentrum. Fahren mehrere Patienten gleichzeitig zur selben Einrichtung, verlangt die Vereinbarung Hinweise zur Sammelfahrt und die Anzahl der Fahrgäste im Datensatz. Sammelfahrten als Einzelfahrten abzurechnen, nennt sie ausdrücklich als wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung. Wie lange eine Genehmigung für Serien gilt und was bei ihrem Ablauf passiert, behandelt der Abschnitt zu Dialyse im Beitrag über die Genehmigung.

§ 302 Absatz 2 Satz 2 SGB V erlaubt ausdrücklich, für die Abrechnung Rechenzentren in Anspruch zu nehmen. Viele kleinere Fahrdienste tun das, weil der Datenaustausch technische Voraussetzungen hat: Die Abrechnungsdatei wird verschlüsselt, das Zertifikat dafür ist an ein IK gebunden, und die Formate ändern sich mit jeder neuen Version der Technischen Anlage.

Die ARGE·IK weist in ihren FAQ darauf hin, dass Zahlungen bei Abrechnung über einen Dienstleister in der Regel mit dem IK des Dienstleisters getätigt werden, Ihr eigenes IK aber trotzdem in der Abrechnung stehen muss. Was in welchem Vertrag gilt, prüfen Sie am besten anhand der Regelungen zu Abrechnungsstellen in Ihrer Vereinbarung.

Die Entscheidung zwischen beiden Wegen ist weniger eine technische als eine organisatorische. Beide funktionieren nur so gut wie die Daten, die aus dem Fahrbetrieb kommen. Ein Abrechnungszentrum, das am Monatsende 140 Transportscheine bekommt, von denen zwölf ohne Unterschrift des Fahrgasts sind, rechnet zwölf Fahrten nicht ab. Wie sich solche Rückläufer systematisch vermeiden lassen, steht im Beitrag zu den häufigsten Gründen für abgelehnte Leistungsnachweise.

Die Liste folgt dem Weg der Fahrt. Jeder Punkt lässt sich ohne Projekt einführen.

• Für jeden Betriebssitz ist ein IK beantragt, und Bankverbindung und Anschrift bei der ARGE·IK sind aktuell.
• Für jede Kassenart und jedes Land, in dem Sie fahren, liegt ein wirksamer Vertrag oder eine Beitrittsbestätigung vor, mit gültigem Preisstand.
• Je Vertrag sind Abgabefrist, Zahlungsziel, Kürzungsregel und Einspruchsfrist notiert.
• Verordnungen werden bei Annahme der Fahrt auf Kasse, Datum, Ziel und Fahrtrichtung geprüft, nicht erst am Monatsende.
• Bei genehmigungspflichtigen Fahrten liegt die Genehmigung vor Fahrtbeginn vor, mit Nummer und Zeitraum.
• Jede Fahrt hat Datum, Unterschrift des Fahrers und die Bestätigung des Fahrgasts auf dem Beleg, Serien zusätzlich den vertraglich verlangten Anwesenheitsnachweis.
• Zuzahlungen werden je Fahrt quittiert, Befreiungsbescheinigungen mit Gültigkeitsjahr erfasst, Nichtzahler schriftlich aufgefordert.
• Sammelfahrten sind als solche markiert, mit der Zahl der Mitfahrenden.
• Abrechnungsdaten und Urbelege gehen gleichzeitig raus, die Belege nach Belegnummer sortiert und mit Begleitzettel.
• Absetzungen werden je Ursache erfasst und innerhalb der vertraglichen Frist beantwortet.

Die meisten dieser Punkte entscheiden sich nicht in der Buchhaltung, sondern in der Disposition und im Fahrzeug. Ob eine Verordnung die Fahrt deckt, ob eine Serie über ihr Ende hinausläuft, ob die Rückfahrt bestätigt wurde: Das lässt sich am Fahrtag in Sekunden klären und am Monatsende nur noch mühsam. Eine Software für Krankenfahrten setzt genau dort an, indem sie Verordnung, Bewilligung und Fahrt schon beim Planen zusammenführt.